Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie is een keuze waar groeiende bedrijven vaak op enig moment voor komen te staan. Maar ook wanneer je voorheen de salarisadministratie altijd hebt uitbesteed, kan het een strategische overweging zijn om deze op enig moment weer te insourcen. Wanneer is het handig om de salarisadministratie uit te besteden of juist weer in huis te gaan voeren?

Salarisadministratie uitbesteden

Twee veelgehoorde argumenten om de salarisadministratie uit te besteden zijn gebrek aan tijd en gebrek aan specifieke kennis. Voor het voeren van een salarisadministratie is specifieke kennis van wet- en regelgeving nodig. Kennis die een bedrijf niet altijd in huis heeft. Enerzijds focussen afdelingen Finance zich doorgaans op ‘reguliere’ financiële administratie en control. Anderzijds zetten HR-afdelingen, zeker binnen grotere organisaties, zich vaak liever in om nieuw talent aan te trekken en om het huidige personeel te ondersteunen in hun ontwikkeling. De HR-professionals die zich wél richten op administratie, hebben door de bank genomen een grotere affiniteit met de ‘zachte kant’ van het HR werk, dan met de cijfermatige kant. Salarisadministratie is dan ook vaak een vreemde eend in de bijt en HR en Finance hebben regelmatig discussie waar deze het best ondergebracht kan worden. Hiernaast geldt voor kleine en middelgrote bedrijven het argument dat zij vaak een te klein aantal medewerkers verlonen om hiervoor een Salarisadministrateur in dienst te nemen. Redenen om zich te oriënteren op het uitbesteden van de salarisadministratie.

De voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie

Een groot voordeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is de tijdbesparing die het oplevert. Bovendien kun je ervan uitgaan dat het bureau waar je de salarisadministratie aan uitbesteedt, over alle actuele kennis van relevante wet- en regelgeving beschikt. Je beschikt dus altijd over de juiste up-to-date expertise, zonder dat het jezelf tijd en moeite kost om hierover continu geïnformeerd te blijven. Je medewerkers kunnen voor al hun vragen bij het salariskantoor terecht en hebben dus een vast aanspreekpunt.

Daarnaast geef je de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie uit handen wanneer je deze uitbesteedt. Hiermee beperk je het risico op boetes en fouten. Zeker wanneer het bedrijf een meer complexe salarisadministratie kent, bijvoorbeeld wanneer er veel expats in dienst zijn, kan het prettig zijn deze uit te besteden aan een kantoor.

Tenslotte biedt uitbesteding een groot voordeel in de continuïteit van de salarisadministratie. Dit voordeel speelt vooral bij organisaties met een kleine salarisadministratie, bemand door slechts één salarisadministrateur. Valt deze om welke reden dan ook uit, dan staat de organisatie direct voor een grote uitdaging: wie zorgt dat deze maand de lonen op tijd betaald worden? Dit risico is nihil bij uitbesteding aan een solide externe partij.

Het uitbesteden van de salarisadministratie levert dus vooral tijd, gemak, expertise en beperking van risico’s op. Je kunt kiezen voor het volledig uitbesteden van de salarisadministratie, of voor een hybride oplossing, waarbij je een gedeelte zelf doet en een ander deel uitbesteedt.

Salarisadministratie zelf doen

Tegenover het gemak dat het uitbesteden van de salarisadministratie je biedt, staat het overzicht en inzicht dat je creëert wanneer je de salarisadministratie zelf doet. Met slimme salarissoftware oplossingen kun je veel processen automatiseren en zo geld en tijd besparen. Bovendien wordt de kans op fouten in salarismutaties hierdoor geminimaliseerd.

Door de salarisadministratie zelf te doen, houd je inzicht in je grootste kostenpost: je medewerkers. Je hebt altijd zelf inzicht in alle relevante management- en stuurinformatie; zo weet je exact hoeveel uren medewerkers maken, tegen welke kosten zij op de werkvloer staan en beschik je met één druk op de knop over actuele cijfers over ziekteverzuim en verlof. Bovendien heb je een kleine wijziging snel zelf doorgevoerd. Zeker bij een hoger aantal medewerkers ben je vaak voordeliger uit wanneer je de salarisadministratie intern doet, dan wanneer je deze uitbesteedt. Tenslotte bouw je binnen de eigen organisatie aan kennis en expertise. Het is handig binnen de onderneming kennis te hebben van bijvoorbeeld belastingen. Hiernaast biedt interne kennis voordelen bij het maken en doorrekenen van arbeidsvoorwaarden. Relevant bij bijvoorbeeld onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden, een nieuwe cao of bedrijfsregeling en het voeren van bijbehorende gesprekken met de OR of vakbonden. De salarisadministratie in huis voeren, kan dus helpen in control te zijn bij diverse processen in de organisatie.

De keuze maken tussen het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie

Het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie is dus met name een afweging tussen gemak en controle, waarbij aspecten als complexiteit van de salarisadministratie en organisatie en de hoeveelheid medewerkers (en dus kosten) een rol spelen.

InterimWorX kan helpen bij de keuze om de salarisadministratie wel of niet uit te besteden. Van het onderzoeken van en adviseren over de beste keuze voor uw organisatie, tot en met het begeleiden van A tot Z naar de externe verwerker in het geval van outsourcing. InterimWorX verzorgt overigens ook zelf salarisadministratie voor verschillende klanten. Ook in het omgekeerde geval, wanneer er sprake van is om de salarisadministratie weer te insourcen, zijn onze payroll specialisten met uitgebreide ervaring en expertise in het begeleiden en optimaliseren van dergelijke processen graag van dienst. Ben je geïnteresseerd in onze diensten of wil je eerst meer informatie inwinnen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Salarisadministratie volledig of gedeeltelijk uitbesteden?

Voor veel bedrijven die kiezen voor het outsourcen (uitbesteden) van hun salarisadministratie, is dit een manier om risico’s te verminderen en zich te kunnen focussen op de core business. Een niet goed ingerichte salarisadministratie kan bovendien veroorzaken dat het bedrijf veel geld misloopt door fouten in bijvoorbeeld de pensioenafdrachten, gemiste subsidies en loonheffingskortingen. Wanneer je kiest voor het uitbesteden van de salarisadministratie, voor welke vorm van outsourcen kies je dan? Geef je alles volledig uit handen of blijf je een gedeelte van de salarisadministratie zelf doen?

Gradaties van het uitbesteden van de salarisadministratie

Niveau 1: volledig uitbesteden van de salarisadministratie

In het geval van volledige uitbesteding of ‘outsourcing’, wordt de salarisadministratie van de organisatie in zijn geheel door een derde, externe verwerker uitgevoerd. Dit kan een accountants- of (salaris)administratiekantoor zijn of een payroll bureau dat hiernaast eigen HR & payroll software ontwikkelt, implementeert en host, zoals bijvoorbeeld ADP of Visma | Raet.

Bij volledige outsourcing liggen alle payroll taken bij het externe bureau. Je levert alleen de mutaties aan. Bij een accountants- of (salaris)administratiekantoor, gebeurt deze aanlevering doorgaans via een Excel sheet per e-mail of via specifieke payroll software. Het payrollkantoor draagt vervolgens zorg voor alle salarisadministratieve taken; van de invoer en controle van de mutaties, de payroll verwerking en de controle van de output, tot het aanleveren van loonjournaalposten. In het geval de payroll verwerker ook softwareleverancier is, lever je de mutaties aan in de eigen payroll software van deze leverancier. Dit platform draait dan ook binnen jouw interne organisatie. De payroll provider is niet alleen verantwoordelijk voor het hosten van dit platform, maar ook voor het beheren van upgrades, het inrichten van wet- en regelgeving enhet bieden van 24/7-ondersteuning, inclusief een helpdesk voor het beheren van werknemersverzoeken.

Verschillende redenen kunnen ten grondslag liggen aan de keuze om de salarisadministratie volledig uit te besteden. Zo is het voor kleine organisaties vaak ondoenlijk om alle relevante kennis in huis te hebben voor het voeren van de salarisadministratie. Het vak is onderhevig aan continue veranderingen in wet- en regelgeving, wat behoorlijk wat vraagt van een kleine organisatie die zelf de salarisadministratie doet. Het volledig uitbesteden hiervan aan een gespecialiseerd salariskantoor is dan vaak een verstandige keuze.

Voor grotere organisaties kan het volledig outsourcen van de salarisadministratie een optie zijn wanneer zij ruimte willen creëren om zich volledig op de core business te focussen.

Niveau 2: gedeeltelijke outsourcing van de salarisadministratie

Veel organisaties kiezen voor een hybride oplossing, waarbij de organisatie zelf een gedeelte van de salarisadministratie doet en een ander deel uitbesteedt aan een gespecialiseerd kantoor. Hierbij bestaan verschillende varianten.

Een variant is dat de salarisadministrateur(s) van de eigen organisatie de mutatie-invoer in het systeem verzorgen, waarbij het payroll kantoor de nauwkeurigheid van deze invoer controleert. Het payroll kantoor draait vervolgens de run, waarna de interne organisatie deze terugkrijgt en controleert. Hiernaast is de externe provider in deze hybride vorm doorgaans verantwoordelijk voor het hosten van het payroll platform, het beheren van upgrades en het bieden van ondersteuning tijdens kantooruren.

Wat je hiernaast vaak ziet, is dat het externe bureau wordt ingeschakeld voor specialistischere salarisvraagstukken, zoals het invoeren van cao-gegevens en de rekenregels. Een ander vaak uitbesteed payroll vraagstuk tenslotte, is de verloning van expats.

Het gedeeltelijk uitbesteden van je salarisadministratie kan een goede keus zijn wanneer je graag controle houdt en veel inzicht wilt hebben, maar wel te maken hebt met projecten of vraagstukken waarvoor je niet alle specialistische kennis in huis hebt. In plaats van diverse specialisten in dienst te moeten nemen, besteed je deze delen van de salarisadministratie uit.

Niveau 3: de salarisadministratie zelf doen

Natuurlijk kun je ook helemaal niets van de salarisadministratie uitbesteden. In dit geval voer je de salarisadministratie volledig in huis en draag je intern zorg voor het gehele payroll proces, van het verzamelen en invoeren van de mutaties, de controle hiervan, de payroll verwerking, tot en met het beantwoorden van alle payroll gerelateerde vraagstukken van medewerkers en het applicatiebeheer van de payroll software. Op dit laatste vlak is ondersteuning door de softwareleverancier altijd mogelijk als dit nodig is.

De keuze voor het volledig of gedeeltelijk uitbesteden van de salarisadministratie heeft dus hoofdzakelijk te maken met de hoeveelheid (specialistische) kennis die de organisatie zelf in huis heeft en de strategische afweging in hoeverre je een eigen team hier wel of geen tijd aan wilt laten besteden. In deze blog lees je meer over de keuze tussen het wel of niet zelf doen van de salarisadministratie enover het opnieuw insourcen van de salarisadministratie.

De service van InterimWorX

De salarisprofessionals van InterimWorX kunnen je helpen op verschillende vlakken van jouw salarisadministratie. Zo beschikken wij over een uitgebreid netwerk van onafhankelijke payroll specialisten met ervaring op het gebied van outsourcing, met expertise van de verschillende salarissoftware, salarisadministratiekantoren en softwareleveranciers. Ook bij andere payroll projecten, zoals software implementaties of het optimaliseren van processen, kunnen de professionals van InterimWorX van dienst zijn. Zowel op het niveau van advisering en projectleiding, als bij de operationele

werkzaamheden die bij deze specifieke salarisvraagstukken komen kijken. Ben je geïnteresseerd in onze dienstverlening of wil je meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!