Profielschets van de moderne salarisadministrateur

Profielschets van de moderne salarisadministrateur

Salarisadministratie is een uitdagend en veeleisend vak. Het werk draait om vertrouwelijke en gevoelige informatie en het foutloos toepassen van veranderende wet- en regelgeving. Fouten hebben al snel verstrekkende gevolgen voor het bedrijf en de mensen die er werken. Behalve het bezitten van up to date vakkennis, zijn steeds meer organisaties overtuigd dat een salarisadministrateur hiernaast moet beschikken over specifieke interesses en een set aan ‘zachte’ vaardigheden om succesvol te zijn in zijn of haar functie. Wij krijgen vanuit opdrachtgevers dan ook steeds vaker de vraag een ‘moderne salarisadministrateur’ te werven. Welke eigenschappen en vaardigheden kenmerken zo’n moderne salarisadministrateur?

Allereerst werkt een salarisadministrateur te allen tijde nauwkeurig en geconcentreerd, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn, zoals bijvoorbeeld momenteel vanwege het coronavirus voor veel mensen het geval is. De salarisadministrateur is kritisch en controleert de aangeleverde gegevens en het eigen geleverde werk nauwgezet op plausibiliteit en juistheid om vergissingen te voorkomen. Vanwege de gevoelige aard van de informatie moeten salarisadministrateurs daarnaast uitblinken in integriteit. De salarisadministrateur houdt zich in het verlengde hiervan ook aan privacywetgeving, is zich bewust van het belang van adequate informatiebeveiliging (cybersecurity) en gaat daar in zijn werkzaamheden verantwoordelijk mee om.

De moderne salarisadministrateur is communicatief sterk

Communicatieve vaardigheden zijn essentieel voor salarisadministrateurs. In deze functie communiceer je in heldere taal over de verloning met de betrokken werknemers en over gevolgen van wijzigende wet- en regelgeving met management en directie. Het is belangrijk om dit zowel te kunnen op een manier die begrijpelijk is voor vakgenoten, als op een manier die te volgen is voor leken. Steeds vaker zijn werkgevers bovendien op zoek naar salarisadministrateurs die een brug slaan tussen verschillende afdelingen. Voor dergelijke rollen zijn communicatief vaardige salarisadministrateurs van grote meerwaarde. Om die reden is de module Communicatie ook opgenomen in het curriculum van VPS (Vakopleiding Payroll Services).

Een goede samenwerking met andere afdelingen, zoals HR en Finance (intern salarisadministrateur) of met de klant (dienstverlenend salarisadministrateur), is van onschatbare waarde. In de communicatie met anderen is cruciaal om de juiste balans te vinden tussen het in stand houden van een goede werkrelatie en het toepassen van de geldende regels. Dit vergt doorgaans veel geduld en tact. De dienstverlenende salarisadministrateur moet zich goed kunnen inleven in de situatie van zijn klant of collega en moet makkelijk kunnen schakelen tussen de verschillende klanten voor wie hij de salarisadministratie verzorgt.

Op de hoogte van het veranderende landschap

Een salarisadministrateur, ‘oude stijl’ of ‘nieuwe stijl’, heeft er doorgaans geen moeite mee om zijn of haar werkritme aan te passen aan de periodieke pieken. Hij is stressbestendig en kan zijn eigen werkzaamheden plannen en prioriteiten stellen, al dan niet in overleg met een senior of leidinggevende.

Kenmerkend voor het werk van de salarisadministrateur is dat hij te maken heeft met frequente veranderingen in de wet- en regelgeving. Om hier goed mee om te kunnen gaan, is het niet voldoende om je passief op te stellen en te wachten op verplichte scholing. Wanneer onze opdrachtgevers spreken over de ‘moderne salarisadministrateur’, doelen zij op de payroll specialist die van zichzelf geïnteresseerd is in de ontwikkelingen binnen het vakgebied en zich hiervan continu

op de hoogte brengt. Als hij zichzelf onvoldoende deskundig acht voor een specifiek probleem of een lastige vraag, signaleert hij dit en aarzelt niet om anderen te raadplegen of om de taak over te dragen. Hij durft kritisch naar zichzelf te kijken en is bereid en in staat om zich aan te passen. Dit aanpassingsvermogen, de voortdurende honger naar kennis én het vermogen om deze kennis te vertalen naar en te delen met de eigen organisatie, zorgen ervoor dat niet alleen de salarisadministrateur zelf, maar ook de volledige payroll van de organisatie zich ontwikkelt.

Denken in processen en software voor je laten werken

De zojuist genoemde ontwikkeling van payroll, is niet los te zien van procesoptimalisatie en het optimaal benutten van software. Digitalisering heeft in veel branches grote impact, dit is in het salarisvak niet anders. Door automatisering hoeven veel registraties en controles niet meer handmatig te worden gedaan. Er blijft tijd over voor advisering. Des te belangrijker is het voor de moderne salarisadministrateur om de mogelijkheden die HR & payroll software biedt maximaal te benutten. Een moderne salarisadministrateur denkt in processen en is voortdurend bezig met het verbeteren daarvan. Hiervoor is het belangrijk dat de moderne salarisadministrateur bovengemiddelde interesse heeft in de mogelijkheden die HR en payroll software bieden om payroll te optimaliseren. Vervolgens lukt het de moderne salarisadministrateur om zich, al werkende, voortdurend te blijven verdiepen in het optimaler inrichten van de software en processen. Hierbij is het nodig te beschikken over een helikopterview; processen starten of eindigen immers nooit op de eigen afdeling.

De bovenstaande profielschets kan intimiderend ogen. In onze praktijk blijkt dat een grote groep payroll professionals met de juiste motivatie de afgelopen jaren uitstekend groeit in hun rol. Winst in tijd, kwaliteit en persoonlijke groei zijn de directe beloning.

Ben jij payroll specialist en wil je je graag verder ontwikkelen, binnen de organisatie waar je nu werkt of daar buiten? Of ben je opdrachtgever en wil je de salarisadministratie binnen jouw organisatie moderniseren of optimaliseren? InterimWorX vertelt graag meer over de mogelijkheden en onze diensten. Neem vooral contact met ons op voor meer informatie of een kennismaking!

Salarisadministratie uitbesteden

Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?

Het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie is een keuze waar groeiende bedrijven vaak op enig moment voor komen te staan. Maar ook wanneer je voorheen de salarisadministratie altijd hebt uitbesteed, kan het een strategische overweging zijn om deze op enig moment weer te insourcen. Wanneer is het handig om de salarisadministratie uit te besteden of juist weer in huis te gaan voeren?

Salarisadministratie uitbesteden

Twee veelgehoorde argumenten om de salarisadministratie uit te besteden zijn gebrek aan tijd en gebrek aan specifieke kennis. Voor het voeren van een salarisadministratie is specifieke kennis van wet- en regelgeving nodig. Kennis die een bedrijf niet altijd in huis heeft. Enerzijds focussen afdelingen Finance zich doorgaans op ‘reguliere’ financiële administratie en control. Anderzijds zetten HR-afdelingen, zeker binnen grotere organisaties, zich vaak liever in om nieuw talent aan te trekken en om het huidige personeel te ondersteunen in hun ontwikkeling. De HR-professionals die zich wél richten op administratie, hebben door de bank genomen een grotere affiniteit met de ‘zachte kant’ van het HR werk, dan met de cijfermatige kant. Salarisadministratie is dan ook vaak een vreemde eend in de bijt en HR en Finance hebben regelmatig discussie waar deze het best ondergebracht kan worden. Hiernaast geldt voor kleine en middelgrote bedrijven het argument dat zij vaak een te klein aantal medewerkers verlonen om hiervoor een Salarisadministrateur in dienst te nemen. Redenen om zich te oriënteren op het uitbesteden van de salarisadministratie.

De voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie

Een groot voordeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is de tijdbesparing die het oplevert. Bovendien kun je ervan uitgaan dat het bureau waar je de salarisadministratie aan uitbesteedt, over alle actuele kennis van relevante wet- en regelgeving beschikt. Je beschikt dus altijd over de juiste up-to-date expertise, zonder dat het jezelf tijd en moeite kost om hierover continu geïnformeerd te blijven. Je medewerkers kunnen voor al hun vragen bij het salariskantoor terecht en hebben dus een vast aanspreekpunt.

Daarnaast geef je de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie uit handen wanneer je deze uitbesteedt. Hiermee beperk je het risico op boetes en fouten. Zeker wanneer het bedrijf een meer complexe salarisadministratie kent, bijvoorbeeld wanneer er veel expats in dienst zijn, kan het prettig zijn deze uit te besteden aan een kantoor.

Tenslotte biedt uitbesteding een groot voordeel in de continuïteit van de salarisadministratie. Dit voordeel speelt vooral bij organisaties met een kleine salarisadministratie, bemand door slechts één salarisadministrateur. Valt deze om welke reden dan ook uit, dan staat de organisatie direct voor een grote uitdaging: wie zorgt dat deze maand de lonen op tijd betaald worden? Dit risico is nihil bij uitbesteding aan een solide externe partij.

Het uitbesteden van de salarisadministratie levert dus vooral tijd, gemak, expertise en beperking van risico’s op. Je kunt kiezen voor het volledig uitbesteden van de salarisadministratie, of voor een hybride oplossing, waarbij je een gedeelte zelf doet en een ander deel uitbesteedt.

Salarisadministratie zelf doen

Tegenover het gemak dat het uitbesteden van de salarisadministratie je biedt, staat het overzicht en inzicht dat je creëert wanneer je de salarisadministratie zelf doet. Met slimme salarissoftware oplossingen kun je veel processen automatiseren en zo geld en tijd besparen. Bovendien wordt de kans op fouten in salarismutaties hierdoor geminimaliseerd.

Door de salarisadministratie zelf te doen, houd je inzicht in je grootste kostenpost: je medewerkers. Je hebt altijd zelf inzicht in alle relevante management- en stuurinformatie; zo weet je exact hoeveel uren medewerkers maken, tegen welke kosten zij op de werkvloer staan en beschik je met één druk op de knop over actuele cijfers over ziekteverzuim en verlof. Bovendien heb je een kleine wijziging snel zelf doorgevoerd. Zeker bij een hoger aantal medewerkers ben je vaak voordeliger uit wanneer je de salarisadministratie intern doet, dan wanneer je deze uitbesteedt. Tenslotte bouw je binnen de eigen organisatie aan kennis en expertise. Het is handig binnen de onderneming kennis te hebben van bijvoorbeeld belastingen. Hiernaast biedt interne kennis voordelen bij het maken en doorrekenen van arbeidsvoorwaarden. Relevant bij bijvoorbeeld onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden, een nieuwe cao of bedrijfsregeling en het voeren van bijbehorende gesprekken met de OR of vakbonden. De salarisadministratie in huis voeren, kan dus helpen in control te zijn bij diverse processen in de organisatie.

De keuze maken tussen het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie

Het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie is dus met name een afweging tussen gemak en controle, waarbij aspecten als complexiteit van de salarisadministratie en organisatie en de hoeveelheid medewerkers (en dus kosten) een rol spelen.

InterimWorX kan helpen bij de keuze om de salarisadministratie wel of niet uit te besteden. Van het onderzoeken van en adviseren over de beste keuze voor uw organisatie, tot en met het begeleiden van A tot Z naar de externe verwerker in het geval van outsourcing. InterimWorX verzorgt overigens ook zelf salarisadministratie voor verschillende klanten. Ook in het omgekeerde geval, wanneer er sprake van is om de salarisadministratie weer te insourcen, zijn onze payroll specialisten met uitgebreide ervaring en expertise in het begeleiden en optimaliseren van dergelijke processen graag van dienst. Ben je geïnteresseerd in onze diensten of wil je eerst meer informatie inwinnen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Salarisadministratie uitbesteden

Salarisadministratie volledig of gedeeltelijk uitbesteden?

Voor veel bedrijven die kiezen voor het outsourcen (uitbesteden) van hun salarisadministratie, is dit een manier om risico’s te verminderen en zich te kunnen focussen op de core business. Een niet goed ingerichte salarisadministratie kan bovendien veroorzaken dat het bedrijf veel geld misloopt door fouten in bijvoorbeeld de pensioenafdrachten, gemiste subsidies en loonheffingskortingen. Wanneer je kiest voor het uitbesteden van de salarisadministratie, voor welke vorm van outsourcen kies je dan? Geef je alles volledig uit handen of blijf je een gedeelte van de salarisadministratie zelf doen?

Gradaties van het uitbesteden van de salarisadministratie

Niveau 1: volledig uitbesteden van de salarisadministratie

In het geval van volledige uitbesteding of ‘outsourcing’, wordt de salarisadministratie van de organisatie in zijn geheel door een derde, externe verwerker uitgevoerd. Dit kan een accountants- of (salaris)administratiekantoor zijn of een payroll bureau dat hiernaast eigen HR & payroll software ontwikkelt, implementeert en host, zoals bijvoorbeeld ADP of Visma | Raet.

Bij volledige outsourcing liggen alle payroll taken bij het externe bureau. Je levert alleen de mutaties aan. Bij een accountants- of (salaris)administratiekantoor, gebeurt deze aanlevering doorgaans via een Excel sheet per e-mail of via specifieke payroll software. Het payrollkantoor draagt vervolgens zorg voor alle salarisadministratieve taken; van de invoer en controle van de mutaties, de payroll verwerking en de controle van de output, tot het aanleveren van loonjournaalposten. In het geval de payroll verwerker ook softwareleverancier is, lever je de mutaties aan in de eigen payroll software van deze leverancier. Dit platform draait dan ook binnen jouw interne organisatie. De payroll provider is niet alleen verantwoordelijk voor het hosten van dit platform, maar ook voor het beheren van upgrades, het inrichten van wet- en regelgeving enhet bieden van 24/7-ondersteuning, inclusief een helpdesk voor het beheren van werknemersverzoeken.

Verschillende redenen kunnen ten grondslag liggen aan de keuze om de salarisadministratie volledig uit te besteden. Zo is het voor kleine organisaties vaak ondoenlijk om alle relevante kennis in huis te hebben voor het voeren van de salarisadministratie. Het vak is onderhevig aan continue veranderingen in wet- en regelgeving, wat behoorlijk wat vraagt van een kleine organisatie die zelf de salarisadministratie doet. Het volledig uitbesteden hiervan aan een gespecialiseerd salariskantoor is dan vaak een verstandige keuze.

Voor grotere organisaties kan het volledig outsourcen van de salarisadministratie een optie zijn wanneer zij ruimte willen creëren om zich volledig op de core business te focussen.

Niveau 2: gedeeltelijke outsourcing van de salarisadministratie

Veel organisaties kiezen voor een hybride oplossing, waarbij de organisatie zelf een gedeelte van de salarisadministratie doet en een ander deel uitbesteedt aan een gespecialiseerd kantoor. Hierbij bestaan verschillende varianten.

Een variant is dat de salarisadministrateur(s) van de eigen organisatie de mutatie-invoer in het systeem verzorgen, waarbij het payroll kantoor de nauwkeurigheid van deze invoer controleert. Het payroll kantoor draait vervolgens de run, waarna de interne organisatie deze terugkrijgt en controleert. Hiernaast is de externe provider in deze hybride vorm doorgaans verantwoordelijk voor het hosten van het payroll platform, het beheren van upgrades en het bieden van ondersteuning tijdens kantooruren.

Wat je hiernaast vaak ziet, is dat het externe bureau wordt ingeschakeld voor specialistischere salarisvraagstukken, zoals het invoeren van cao-gegevens en de rekenregels. Een ander vaak uitbesteed payroll vraagstuk tenslotte, is de verloning van expats.

Het gedeeltelijk uitbesteden van je salarisadministratie kan een goede keus zijn wanneer je graag controle houdt en veel inzicht wilt hebben, maar wel te maken hebt met projecten of vraagstukken waarvoor je niet alle specialistische kennis in huis hebt. In plaats van diverse specialisten in dienst te moeten nemen, besteed je deze delen van de salarisadministratie uit.

Niveau 3: de salarisadministratie zelf doen

Natuurlijk kun je ook helemaal niets van de salarisadministratie uitbesteden. In dit geval voer je de salarisadministratie volledig in huis en draag je intern zorg voor het gehele payroll proces, van het verzamelen en invoeren van de mutaties, de controle hiervan, de payroll verwerking, tot en met het beantwoorden van alle payroll gerelateerde vraagstukken van medewerkers en het applicatiebeheer van de payroll software. Op dit laatste vlak is ondersteuning door de softwareleverancier altijd mogelijk als dit nodig is.

De keuze voor het volledig of gedeeltelijk uitbesteden van de salarisadministratie heeft dus hoofdzakelijk te maken met de hoeveelheid (specialistische) kennis die de organisatie zelf in huis heeft en de strategische afweging in hoeverre je een eigen team hier wel of geen tijd aan wilt laten besteden. In deze blog lees je meer over de keuze tussen het wel of niet zelf doen van de salarisadministratie enover het opnieuw insourcen van de salarisadministratie.

De service van InterimWorX

De salarisprofessionals van InterimWorX kunnen je helpen op verschillende vlakken van jouw salarisadministratie. Zo beschikken wij over een uitgebreid netwerk van onafhankelijke payroll specialisten met ervaring op het gebied van outsourcing, met expertise van de verschillende salarissoftware, salarisadministratiekantoren en softwareleveranciers. Ook bij andere payroll projecten, zoals software implementaties of het optimaliseren van processen, kunnen de professionals van InterimWorX van dienst zijn. Zowel op het niveau van advisering en projectleiding, als bij de operationele

werkzaamheden die bij deze specifieke salarisvraagstukken komen kijken. Ben je geïnteresseerd in onze dienstverlening of wil je meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!

salarisadministrateur-AFAS-Profit

Wat is het verschil tussen payrolling en salarisadministratie?

Als salarisadministrateur – al dan niet in-house bij een bedrijf – zijn taken in veel gevallen afgebakend tot het voeren van een correcte salarisadministratie en tijdige verloning. Deze salarisadministraties kunnen groot of complex zijn, bijvoorbeeld omdat er verschillende cao’s van toepassing zijn of omdat er nieuwe salarissoftware wordt geïmplementeerd. De daadwerkelijke verloning kan soms uitbesteed zijn aan een externe salarisverwerker. Bij kleinere bedrijven wordt de salarisadministratie uitgevoerd in een klein(er) team, in een solistische rol of zijn uitbesteed aan een salarisadministratiekantoor, waar je als salarisadministrateur ook kunt werken.

Wat is payrolling?

Het verschil tussen salarisadministratie en payrolling zit vooral in de werkzaamheden. Een payrollorganisatie heeft als core business het uit handen nemen van alles wat te maken heeft met personeels- en salarisadministratie. Hiermee levert de payrollorganisatie een administratieve dienst aan klanten. Voor een bedrijf kan het heel aantrekkelijk zijn om de salarisadministratie uit te besteden aan een payrollorganisatie. Werknemers komen op de loonlijst van de payrollorganisatie en deze neemt het juridisch werkgeverschap over. Dit houdt in dat de payrollorganisatie de arbeidsrechtelijke risico’s van het werkgeverschap voor haar rekening neemt, denk hierbij aan doorbetaling van loon bij ziekte.

Een payrollorganisatie neemt ook de administratieve afhandeling van in- tot en met uitdiensttreding van nieuwe medewerkers over. Hiermee is de payrollorganisatie verantwoordelijk voor de salarisadministratie, het contractbeheer, het regelen van de sociale verzekeringen en belastingen en het verwerken van relevante wijzigingen in wet- en regelgeving. Wat wel bij een bedrijf intern belegd blijft is het werven van nieuwe medewerkers, het bepalen van het salaris van een nieuwe medewerker en de verantwoordelijkheid voor het functioneren van medewerkers. Naast payrollorganisaties bieden sommige uitzendorganisaties ook payrolling van uitzendkrachten als aanvullende dienst aan.

Werken bij een payrollorganisatie

Als payroll consultant bij een payrollorganisatie heb je een divers takenpakket: je verzorgt de administratieve afhandeling van in- tot uitdiensttreding van medewerkers bij verschillende klanten in uiteenlopende branches. Als payroll consultant zijn jouw taken dus niet beperkt tot alleen het voeren van salarisadministratie: je houdt je ook bezig met de in-, door- en uitstroom van medewerkers, het opstellen en beheren van arbeidscontracten, urenregistratie, ziekteverzuim en verlofadministratie, het contact met instanties zoals de Belastingdienst, zorgverzekeraars en pensioenfondsen en je bent vaak het contactpunt voor zowel klanten als medewerkers. Vergeleken met het voeren van een traditionele salarisadministratie is payrolling dus heel allround en administratief van aard.

Salarisadministratie of payrolling: wat past bij mij?

Wil jij je eerste stappen gaan zetten in de (salaris)administratieve wereld en ben je leergierig? Vind je het daarnaast leuk om klanten van A-Z te ontzorgen met hun personeels- en salarisadministratie? Kijk dan eens naar de optie om als payroll consultant bij een payrollorganisatie aan de slag te gaan. Ervaring bij een payrollorganisatie kan daarnaast een goede opstap zijn naar een carrière in de salarisadministratie, waar je echt je tanden kunt zetten in grotere en complexe salarisadministraties. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden van werken binnen salarisadministratie? Bekijk dan ons actuele salarisadministratievacatureoverzicht!