Een salarisadministrateur inwerken tijdens corona

Een salarisadministrateur inwerken tijdens corona-quarantaine, hoe doe je dat?

Het is een tijd waarin we voor unieke uitdagingen worden gesteld. Zowel zakelijk als privé, als land en als individu verandert corona alles en moeten er voor veel zaken nieuwe werkwijzen en processen worden opgesteld. De 1,5-meter samenleving waar we ons volgens de premier op moeten voorbereiden, maar bijvoorbeeld ook het inwerken van een nieuwe collega. Want wat doe je als je in deze tijd van quarantaine en thuiswerken begint aan een nieuwe baan of opdracht?

Flexibiliteit en wederzijds begrip voor de situatie vormen de basis

“Het vraagt flexibiliteit van beide partijen,” vertelt Kitty Broekman. Zij begon net aan een nieuwe opdracht als Senior Adviseur Personeel en Salarisadministratie bij Waternet in Amsterdam toen ons land in zijn ‘intelligente lockdown’ ging. “Het beleid van mijn opdrachtgever was heel duidelijk: het kantoorpand is gesloten voor iedereen.”

Naar de zaak voor een kennismaking met haar team en het in ontvangst nemen van een laptop en telefoon ging dus even niet. “Ja, dan moet je even schipperen en goed met elkaar in gesprek over hoe je nu gaat starten met de opdracht,” vertelt Kitty. In overleg is ze daarom begonnen aan haar opdracht met haar eigen laptop en telefoon. “Dit is voor iedereen een rare situatie, dus van beide kanten is het geven en nemen, vind ik. Wanneer je je flexibel opstelt kom je heel ver samen.”

Digitaal voorstellen aan nieuwe collega’s

Een belangrijk onderdeel van Kitty’s opdracht is het meekijken met de salarisverwerking en hierbij de puntjes op de i zetten om zo de efficiëntie en structuur naar een nog hoger niveau te tillen. “Veranderingen zijn sowieso al lastig. Als je dat digitaal probeert te doen zonder dat de mensen je kennen, weet je dat je begint met 6-0 achterstand.” Daarom heeft de opdrachtgever van Kitty allereerst het team goed geïnformeerd over Kitty’s komst, haar opdracht en wat het team van haar kan verwachten de komende tijd. “Daarna heb ik een mailtje naar mijn nieuwe collega’s gestuurd waarin ik mijzelf voorstel als persoon, dus zonder op de opdracht in te gaan. Daar werd heel leuk op gereageerd.” Ook neemt ze deel aan de online dagstart om zo snel opgenomen te worden in het team.

Vereenvoudig bepaalde inwerkprocessen

Als nieuwe medewerker komt er veel op je af en heb je veel informatie te verwerken. Op afstand is dit effect nog groter, want veel dingen vragen meer tijd en eigen onderzoek van de nieuwe medewerker. “Het is dan ook handig om bepaalde processen te vereenvoudigen,” adviseert Kitty, “maak de nieuwe salarisadministrateur eerst wegwijs in de essentiële (inlog)processen en systemen en laat het andere voor nu even buiten beschouwing.” Zo voorkom je een overkill aan informatie en stress waardoor het langer duurt voordat de nieuwe salarisadministrateur productief kan zijn.

Een digitale buddy voor het inwerken van de nieuwe salarisadministrateur

Ook praktische zaken zijn een stuk lastiger wanneer je een nieuwe collega vanuit huis moet inwerken. Het leren kennen van systemen vraagt veel eigen inzet van de nieuwe salarisadministrateur.

Kitty geeft als tip om een digitale buddy aan te stellen. “Iemand die de nieuwe salarisadministrateur gedurende de inwerkperiode intensief ondersteunt door videocalls, bijvoorbeeld. Door schermen te delen kun je iemand zo op afstand wegwijs maken in de systemen. Dat bespaart de nieuwe collega veel tijd en frustraties.”

Hoe ondersteun je op afstand een team dat je nog nooit hebt ontmoet?

“Wanneer ik normaal begin bij een opdracht besteed ik zeker een week aan het opschrijven van alles wat ik om me heen hoor. Vaak krijg ik daardoor al een aardig goed beeld van wat er speelt op een afdeling en waar eventuele verbeterpunten en irritaties zitten.” Wanneer je vanuit huis werkt behoort dit natuurlijk niet tot de mogelijkheden, terwijl het een vrij cruciaal onderdeel is van het inwerken van een salarisadministrateur. “Nu mis ik veel,” zegt ook Kitty, “wat ik van één persoon hoor moet ik bij verschillende mensen toetsen om er zeker van te zijn dat het daadwerkelijk een probleem is.”

“Waar je normaal veel luistert, moet je nu zelf heel actief je informatie verzamelen.” Om die reden heeft Kitty met iedereen in het team een 1-op-1 online koffieafspraak ingepland. “Zo spreek ik iedereen en kan ik de dingen die ik van de ene persoon hoor ook verifiëren met de rest. Mijn tip is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en op te schrijven om een goed beeld te vormen van de situatie. Daarna kun je pas prioriteiten gaan aanbrengen en beginnen met het uitwerken van zaken.”

Een salarisadministrateur inwerken in tijden van Corona

Veel 1-op-1 tijd, een digitale buddy en het vereenvoudigen van processen zijn dus onze belangrijkste tips in het onboarden van een nieuwe salarisadministrateur tijdens de huidige quarantaine wegens Corona. Is het makkelijk? Dat zeker niet. Echter, met een beetje wederzijds begrip en flexibiliteit, goede wil en vooral veel communicatie zal de nieuwe collega zich zeker welkom voelen in het team en met veel energie voor je aan de slag gaan – op gepaste afstand!

Wel of niet VPS behalen als salarisadministrateur?

Moet ik wel of niet mijn VPS behalen als salarisadministrateur?

Regelmatig krijgen wij de vraag van salarisadministrateurs of VPS, de Vakopleiding Payroll Services, wel of niet vereist of aan te raden is voor een bepaalde functie. Daarop is niet een eenduidig antwoord te geven. De opleiding, waarin je als salarisadministrateur bepaalde competenties verder ontwikkelt en kennis uitbreidt, is zelden een vereiste. Er zijn echter enkele belangrijke argumenten waarom je als salarisadministrateur wel je VPS zou behalen. We nemen ze graag met je door en geven daarbij ons advies.

Wat is een VPS opleiding?

De Vakopleiding Payroll Services geeft verdieping in je kennis van loonadministratie. Tegelijkertijd zorgt de opleiding juist voor verbreding van jouw kennis, door in te gaan op de disciplines waarmee je als salarisadministrateur veel te maken hebt binnen een organisatie. De opleiding duurt 9 maanden en is verdeeld in 4 modules waarbij je dieper ingaat op fiscaliteit, arbeidsrecht, sociale zekerheid en communicatie. Je ontwikkelt competenties waarmee je uitstekend functioneert als spil tussen HR, salarisadministratie en de financiële afdeling. Door deze opleiding kan je nog professioneler te werk gaan in jouw baan als salarisadministrateur.

Voor wie is VPS bedoeld?

VPS is bij uitstek geschikt voor de salarisadministrateur die ambitieus is en graag bezig is met complexere vraagstukken. Je bent communicatief vaardig en wilt mee in de voortdurende optimalisatie van automatisering. Ook fungeer je graag als adviseur. Je wilt een stapje hogerop klimmen en jezelf nog professioneler profileren. Jij wilt je onderscheiden van de oude stijl als salarisadministrateur. Je hebt in het verleden de opleiding PDL (Praktijkdiploma Loonadministratie) gevolgd en je bent hongerig naar meer. Je wilt niet alleen meer weten over salarisadministratie, maar ook over HRM, de administratieve organisatie, financiële administratie, accounting en budgettering.

De voordelen van het behalen van je VPS

VPS helpt je competenties en kennis te ontwikkelen, dankzij onder andere de module communicatie en modules gericht op finance, HR en procesoptimalisatie. Hiermee is het als payroll professional makkelijker om afdeling overschrijdend te denken en te werken.

Met een voltooide opleiding VPS laat jij aantoonbaar zien dat je een hoog kennis- en ambitieniveau hebt. Dit kan jou onderscheiden van andere werkenden in deze branche. Het staat goed op je CV. Hierdoor heb je dus automatisch een stapje voor in het werkveld. Behalve kennis en ambitie, wordt het VPS diploma door Recruiters van een organisatie vaak ook gezien als bewijs dat je adviesvaardig en communicatief vaardig bent. Dit zijn eigenschappen die in toenemende mate worden gevraagd vanuit opdrachtgevers voor bepaalde functies binnen salarisadministratie.

Wanneer je twijfels over het wel of niet behalen van je VPS als salarisadministrateur, kunnen wij aanraden dit wel te doen. Alhoewel het absoluut geen vereiste is; je kunt ook zeker beschikken over de persoonskenmerken en kennis die gekoppeld worden aan de opleiding, wanneer je niet in het bezit bent van VPS; kan VPS nét het verschil maken op het moment dat er puur op basis van CV een kandidatenselectie wordt gemaakt voor een vaste of interim payroll functie. Het is een nuttige toevoeging aan je CV en het kan dienen als een graadmeter van je ontwikkelingsmogelijkheden en ambitieniveau als salarisadministrateur.