Zo kies je de beste (salarisadministratie)software voor jouw retail organisatie

De keuze voor de beste software voor de salarisadministratie wordt grotendeels bepaald door de interne processen van de organisatie en kenmerken van de branche. Kenmerkend voor de retail zijn voornamelijk de verschillende uur soorten, de bijbehorende toeslagen en dat retail organisaties vaak te maken hebben met meerdere filialen. Doordat de salarisadministratie software verschillende processen automatiseert en verbindt, is het belangrijk dat de gekozen software past bij de organisatie. Hoe kies je nu eigenlijk de beste software voor jouw retail organisatie? Wij leggen het hier uit!

Urenregistratie als rode draad binnen de retail

Allereerst is de urenregistratie van groot belang. De uren spelen een grote rol in de administratieve processen van een retail organisatie, omdat er verschillende toeslagen horen bij verschillende diensten. Verloning van werknemers gaat dan ook vaak aan de hand van de urenregistratie. Zo hebben medewerkers op zondag binnen de cao retail non-food bijvoorbeeld recht op een toeslag van 100% op de gewerkte uren. Daarom is het belangrijk dat het payroll systeem van de organisatie gekoppeld kan worden aan een urenregistratie (of kassa)systeem.

Type retailorganisatie bepaalt de (salarisadministratie)software

Daarnaast zijn er ook andere factoren die meespelen in het kiezen van de beste software voor jouw retail organisatie. Zo kan de bedrijfsvorm invloed hebben op de keuze; is de organisatie een MKB of corporate? Beide bedrijfsvormen vragen net wat anders van de software. Ben je als organisatie landelijk actief of ben je een multinational met kantoren en medewerkers over de hele wereld? Als internationale organisatie, maak je vaak de keuze voor een systeem dat geschikt is voor gebruik in meerdere landen en dat internationaal wordt ondersteund. Hiernaast kun je kijken naar de bedrijfsgrootte; bij een kleine organisatie kan er behoefte zijn aan software waarin alleen de basis salarisverwerking plaatsvindt, zonder teveel toeters en bellen. Dan is een Golf wellicht genoeg en hoef je geen Ferrari aan te schaffen.

Salarisadministratie software of ERP systeem?

Kosten kunnen per systeem en type dienstverlening van de provider immers behoorlijk uiteenlopen. Ben je echter een grotere organisatie en/of wil je niet alleen payroll, maar ook de andere bedrijfsprocessen en dus afdelingen aansluiten op het systeem? Dan zul je kijken naar de brede ERP systemen, met een interne module voor salarisadministratie of eventueel een aan het ERP systeem te koppelen extern payroll systeem.

Extra functionaliteiten van de (salarisadministratie)software

Andere factoren, zoals het automatisch updaten van cao’s, de mogelijkheid van een mobiele app, het gemak waarmee managementinformatie kan worden gegenereerd of de mogelijkheid voor performance management, kunnen een rol spelen in het selecteren van de meest passende software voor jouw organisatie. Bij het kiezen van de software is het voornamelijk belangrijk om de primaire processen na te gaan en te kijken welke software hier het beste op aansluit.

Op zoek naar een salarisadministrateur binnen de retail?

Ben jij op zoek naar een salarisadministrateur met de vaardigheden en ervaring die passen binnen de retail, voor een interim opdracht of als vaste collega? Een talent wiens kennis, ontwikkelmogelijkheden én persoonlijkheid passen bij de aard en doelstellingen van jouw organisatie? InterimWorX heeft een groot en krachtig netwerk van salarisadministrateurs. Daarbij hebben we focus op kwaliteit en relatie hoog in het vaandel staan. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend (advies)gesprek. InterimWorX leert jou en de organisatie graag kennen!

Salarisadministratie binnen de retail: doen ze zichzelf te kort?

Veel bedrijven binnen verschillende branches hebben een aparte afdeling voor salarisadministratie en HR, al dan niet vallend onder dezelfde HR eindverantwoordelijke. De retailbranche is één van de branches waarbij HR en salarisadministratie vaak nog als eenzelfde team of zelfs als eenzelfde functie wordt gezien. Hoewel de vakgebieden HR en salarisadministratie onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, kan een duidelijke splitsing tussen salarisadministratie en HR veel opleveren. Niet alleen op het gebied van salarisadministratie, maar voor de gehele organisatie. In deze blog bespreken we de huidige rol van salarisadministratie binnen de retail en wat professionalisering van deze afdeling kan brengen.

De huidige rol van salarisadministratie binnen de retail

Retail is van origine een operationeel georiënteerde sector. In de winkels moet de boel draaiende worden gehouden. Deze doe-mentaliteit heerst van oudsher ook op kantoor. Nog regelmatig zien wij dit terug in een vrij operationeel ingestoken afdeling HR en payroll. De functie van HR officer en HR adviseur zijn regelmatig combinatiefuncties en, anders dan in veel andere branches, is de HR administrateur tegelijkertijd vaak óók salarisadministrateur. Dit is deels begrijpelijk. Zeker omdat de basis voor de salarisadministratie een simpel gegeven lijkt, namelijk de urenregistratie. Bijgehouden en doorgegeven door de filiaalmanager, die dit doet naast alle andere taken in een vaak hectische baan én doorgaans (vanzelfsprekend) geen payroll expertise heeft. Als gevolg van het ogenschijnlijk eenvoudige basisgegeven voor de salarisadministratie, wordt salarisadministratie binnen retail soms beschouwd als minder complex of specialistisch. Echter, door de verschillende soorten diensten met bijbehorende toeslagen, hoge in- en uitstroom en daarmee grote hoeveelheid mutaties en dikwijls meerdere filialen, is voor een correcte salarisadministratie binnen de retail de nodige expertise vereist.

Input voor de salarisadministratie binnen retail

Hiernaast geldt dat er in het proces van aanlevering van de mutaties vaak fouten sluipen, waardoor huidige salarisadministrateurs binnen de retail bovengemiddeld veel correcties uitvoeren. Dit kost veel tijd. Tijd die ten koste gaat van onder andere procesverbetering, het adviseren van andere afdelingen en management over wijzigingen in wet- en regelgeving en hun gevolgen voor de organisatie of optimalisatie van software inrichting. Door het vakgebied salarisadministratie niet te benaderen als expertise, wat bij veel bedrijven nog veel voorkomt, doet de sector zichzelf en het vakgebied wellicht zelfs tekort.

De moderne salarisadministrateur binnen de retail

In veel branches heeft de rol van salarisadministrateur zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot specialisme, waarbij het beeld van alleen ‘uren en mutaties inkloppen’ achterhaald is. In de retailbranche zijn steeds meer bedrijven bezig met procesverbeteringen, maar de voordelen van een goede salarisadministratie gaan veel verder dan dat. De moderne salarisadministrateur controleert niet enkel de cijfertjes, maar is in staat de organisatie proactief te adviseren. Door automatisering hoeven veel registraties en controles niet meer handmatig te worden gedaan, waardoor er tijd overblijft voor advisering. Daar is de juiste kennis voor nodig, onder andere te halen in vakopleidingen als VPS.

Procesverbetering door de moderne salarisadministrateur

Daarbij zijn salarisadministrateurs in staat de mogelijkheden die payroll software biedt, maximaal te benutten. De moderne salarisadministrateur denkt in processen en is voortdurend bezig met het optimaliseren daarvan. Hierbij is het nodig te beschikken over een helikopterview; processen starten of eindigen immers nooit op de eigen afdeling. Bovendien is salarisadministratie onderhevig aan veel veranderingen in wet- en regelgeving; een vakbekwame salarisadministrateur is hier altijd van op de hoogte en in staat deze te vertalen naar oplossingen voor de eigen organisatie. Kortom, de moderne salarisadministrateur kan veel betekenen voor de retailbranche. Het inzetten van een moderne salarisadministrateur zal niet alleen bevorderend zijn voor de salarisadministratie, maar voor de gehele organisatie.

Voordelen van een professionele salarisadministratie binnen retail

Professionalisering van salarisadministratie binnen retail én salarisadministratie beschouwen als specialistisch vak, kan veel winst opleveren. Allereerst wordt hierdoor een nadelig kenmerk binnen retail, namelijk het bovengemiddeld aantal maandelijkse correcties en de tijdsbesteding hieraan, opgeheven. Bovendien zorgt de kennis en expertise van de salarisadministratie voor strakkere processen, waar ook andere afdelingen en bedrijfsprocessen van profiteren; processen starten of eindigen immers nooit op de eigen afdeling. Ook zijn moderne salarisadministrateurs in staat de organisatie proactief te informeren en adviseren over wijzigende wet- en regelgeving. Hierdoor kan organisatie breed winst behaald worden, denk bijvoorbeeld aan arbeidsvoorwaarden of fiscale zaken. Tenslotte levert het de organisatie niet alleen de voordelen op die nu gemist worden, het wordt ook voor salarisadministrateurs aantrekkelijker om binnen de retailbranche te werken. Een prettige bijkomstigheid in de schaarse arbeidsmarkt van salarisspecialisten.

Op zoek naar een salarisadministrateur binnen de retail?

Ben jij op zoek naar een salarisadministrateur met de vaardigheden en ervaring die passen binnen de retail, voor een interim opdracht of als vaste collega? Een talent wiens kennis, ontwikkelmogelijkheden én persoonlijkheid passen bij de aard en doelstellingen van jouw organisatie? InterimWorX heeft een groot en krachtig netwerk van salarisadministrateurs. Daarbij hebben we focus op kwaliteit en relatie hoog in het vaandel staan. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend (advies)gesprek. InterimWorX leert jou en de organisatie graag kennen!

Veelvoorkomende software voor salarisadministratie binnen de retail

Een goed softwarepakket neemt veel administratief werk uit handen, en er is ruime keuze. Hoewel alle HR en payroll softwaresystemen uiteraard een basis voor personeelsregistratie en salarisverwerking bieden, zijn er verschillen tussen de vele aanbieders. De software verschillen voornamelijk in de bewerkelijkheid van het systeem, hoe workflows zijn ingericht en welke functionaliteiten al dan niet makkelijk toe te voegen zijn. De retail is een dynamische branche, zeker op het gebied van salarisadministratie. Doordat onder andere de salarisverwerking binnen retail wordt gedaan op basis van het aantal gewerkte uren, is een goede koppeling tussen de HR- en payroll software en het urenregistratiesysteem (soms het kassasysteem) noodzakelijk. De ene software sluit beter aan op de behoeften van de retail branche dan de andere. In deze blog bespreken we de veelvoorkomende software voor salarisadministratie binnen de retail.

Wat zijn de voordelen van een salarisverwerkingssoftware?

Veel retail-bedrijven maken gebruik van softwaresystemen om interne processen, zoals HR processen en salarisadministratie, te optimaliseren. Deze systemen zorgen voor de automatisering van de administratie en omvatten slimme dashboards voor meer grip en inzicht, wat tijd bespaart. Er zijn verschillende aanbieders van softwaresystemen. De softwaresystemen die ze aanbieden variëren op het gebied van functionaliteiten, koppelingen, implementatiesnelheid en support. Daardoor past het ene softwaresysteem beter bij de processen van de retailbranche dan het andere softwaresysteem. Softwaresystemen die in de retailbranche veel voorkomen zijn AFAS en SAP. Vrijwel altijd gekoppeld aan een urenregistratietool.

Software voor salarisadministratie binnen de retail

Er is een aantal kenmerken van de retailbranche die invloed heeft op de softwarekeuze. De retail is namelijk een branche met vaak een hoge in- en uitstroom en daarmee een grote hoeveelheid mutaties. Een workflow die de mutaties eenvoudig kan verwerken is daarom een belangrijk vereiste van de software. Daarnaast werkt de retailbranche met verschillende soorten uren en diensten, zoals avond- en weekenddiensten, met bijbehorende toeslagen. Bovendien hebben veel retailorganisaties meerdere filialen, waardoor er ook een goed overzicht en koppeling moet zijn van de administratieve zaken van alle filialen. Op basis van deze kenmerken zijn er twee softwaresystemen die veel voorkomen binnen de retail: AFAS en SAP. Beide systemen hebben voor- en nadelen en kunnen om verschillende redenen beter passen bij een organisatie.

AFAS Profit binnen de retail branche

AFAS is een softwaresysteem dat in meerdere sectoren gebruikt wordt. De workflows van AFAS zijn makkelijk in gebruik en bij een goede inrichting van het systeem en de ESS en MMS zorgt het softwaresysteem voor versnelling van veel processen. Een goede koppeling tussen het urenregistratiesysteem en het salarisadministratiesysteem is erg belangrijk. AFAS heeft geen eigen interne module voor de urenregistratie. Urenregistratiesystemen, zoals Manus of Tamigo, kunnen wel gemakkelijk aan AFAS gekoppeld worden. Daarnaast is het onderhoud bij AFAS relatief weinig, doordat het systeem automatisch update bij cao-wijzigingen of wijzigingen in de wet- en regelgeving.

SAP binnen de retail branche

SAP is ook een veelgebruikt systeem, maar vereist iets meer kennis en expertise van het systeem. Het voordeel van dit systeem is dat het veel mogelijkheden voor maatwerk biedt, waardoor het helemaal naar de processen van een organisatie ingericht kan worden. De keerzijde is dat er vaak externe specialisten nodig zijn om het systeem goed in te richten of te onderhouden. Naast kennis van salarisadministratie is hiervoor namelijk ook bovengemiddelde functionele en technische kennis vereist. De software zorgt wel voor een effectieve dataverwerking en maakt informatiestromen binnen een organisatie makkelijk en overzichtelijk. Zo heeft SAP bijvoorbeeld wel een interne module voor de urenregistratie, genaamd ‘Time and attendance’. Binnen retail een handige asset. Welke software het beste past bij een bedrijf, hangt uiteraard af van hoe de processen zijn ingericht en wat er met de administratie wordt gedaan.

Op zoek naar een salarisadministrateur binnen de retail?

Ben jij op zoek naar een salarisadministrateur met de vaardigheden en ervaring die passen binnen de retail, voor een interim opdracht of als vaste collega? Een talent wiens kennis, ontwikkelmogelijkheden én persoonlijkheid passen bij de aard en doelstellingen van jouw organisatie? InterimWorX heeft een groot en krachtig netwerk van salarisadministrateurs. Daarbij hebben we focus op kwaliteit en relatie hoog in het vaandel staan. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend (advies)gesprek. InterimWorX leert jou en de organisatie graag kennen!