Een salarisadministrateur inwerken tijdens corona

Een salarisadministrateur inwerken tijdens corona-quarantaine, hoe doe je dat?

Het is een tijd waarin we voor unieke uitdagingen worden gesteld. Zowel zakelijk als privé, als land en als individu verandert corona alles en moeten er voor veel zaken nieuwe werkwijzen en processen worden opgesteld. De 1,5-meter samenleving waar we ons volgens de premier op moeten voorbereiden, maar bijvoorbeeld ook het inwerken van een nieuwe collega. Want wat doe je als je in deze tijd van quarantaine en thuiswerken begint aan een nieuwe baan of opdracht?

Flexibiliteit en wederzijds begrip voor de situatie vormen de basis

“Het vraagt flexibiliteit van beide partijen,” vertelt Kitty Broekman. Zij begon net aan een nieuwe opdracht als Senior Adviseur Personeel en Salarisadministratie bij Waternet in Amsterdam toen ons land in zijn ‘intelligente lockdown’ ging. “Het beleid van mijn opdrachtgever was heel duidelijk: het kantoorpand is gesloten voor iedereen.”

Naar de zaak voor een kennismaking met haar team en het in ontvangst nemen van een laptop en telefoon ging dus even niet. “Ja, dan moet je even schipperen en goed met elkaar in gesprek over hoe je nu gaat starten met de opdracht,” vertelt Kitty. In overleg is ze daarom begonnen aan haar opdracht met haar eigen laptop en telefoon. “Dit is voor iedereen een rare situatie, dus van beide kanten is het geven en nemen, vind ik. Wanneer je je flexibel opstelt kom je heel ver samen.”

Digitaal voorstellen aan nieuwe collega’s

Een belangrijk onderdeel van Kitty’s opdracht is het meekijken met de salarisverwerking en hierbij de puntjes op de i zetten om zo de efficiëntie en structuur naar een nog hoger niveau te tillen. “Veranderingen zijn sowieso al lastig. Als je dat digitaal probeert te doen zonder dat de mensen je kennen, weet je dat je begint met 6-0 achterstand.” Daarom heeft de opdrachtgever van Kitty allereerst het team goed geïnformeerd over Kitty’s komst, haar opdracht en wat het team van haar kan verwachten de komende tijd. “Daarna heb ik een mailtje naar mijn nieuwe collega’s gestuurd waarin ik mijzelf voorstel als persoon, dus zonder op de opdracht in te gaan. Daar werd heel leuk op gereageerd.” Ook neemt ze deel aan de online dagstart om zo snel opgenomen te worden in het team.

Vereenvoudig bepaalde inwerkprocessen

Als nieuwe medewerker komt er veel op je af en heb je veel informatie te verwerken. Op afstand is dit effect nog groter, want veel dingen vragen meer tijd en eigen onderzoek van de nieuwe medewerker. “Het is dan ook handig om bepaalde processen te vereenvoudigen,” adviseert Kitty, “maak de nieuwe salarisadministrateur eerst wegwijs in de essentiële (inlog)processen en systemen en laat het andere voor nu even buiten beschouwing.” Zo voorkom je een overkill aan informatie en stress waardoor het langer duurt voordat de nieuwe salarisadministrateur productief kan zijn.

Een digitale buddy voor het inwerken van de nieuwe salarisadministrateur

Ook praktische zaken zijn een stuk lastiger wanneer je een nieuwe collega vanuit huis moet inwerken. Het leren kennen van systemen vraagt veel eigen inzet van de nieuwe salarisadministrateur.

Kitty geeft als tip om een digitale buddy aan te stellen. “Iemand die de nieuwe salarisadministrateur gedurende de inwerkperiode intensief ondersteunt door videocalls, bijvoorbeeld. Door schermen te delen kun je iemand zo op afstand wegwijs maken in de systemen. Dat bespaart de nieuwe collega veel tijd en frustraties.”

Hoe ondersteun je op afstand een team dat je nog nooit hebt ontmoet?

“Wanneer ik normaal begin bij een opdracht besteed ik zeker een week aan het opschrijven van alles wat ik om me heen hoor. Vaak krijg ik daardoor al een aardig goed beeld van wat er speelt op een afdeling en waar eventuele verbeterpunten en irritaties zitten.” Wanneer je vanuit huis werkt behoort dit natuurlijk niet tot de mogelijkheden, terwijl het een vrij cruciaal onderdeel is van het inwerken van een salarisadministrateur. “Nu mis ik veel,” zegt ook Kitty, “wat ik van één persoon hoor moet ik bij verschillende mensen toetsen om er zeker van te zijn dat het daadwerkelijk een probleem is.”

“Waar je normaal veel luistert, moet je nu zelf heel actief je informatie verzamelen.” Om die reden heeft Kitty met iedereen in het team een 1-op-1 online koffieafspraak ingepland. “Zo spreek ik iedereen en kan ik de dingen die ik van de ene persoon hoor ook verifiëren met de rest. Mijn tip is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en op te schrijven om een goed beeld te vormen van de situatie. Daarna kun je pas prioriteiten gaan aanbrengen en beginnen met het uitwerken van zaken.”

Een salarisadministrateur inwerken in tijden van Corona

Veel 1-op-1 tijd, een digitale buddy en het vereenvoudigen van processen zijn dus onze belangrijkste tips in het onboarden van een nieuwe salarisadministrateur tijdens de huidige quarantaine wegens Corona. Is het makkelijk? Dat zeker niet. Echter, met een beetje wederzijds begrip en flexibiliteit, goede wil en vooral veel communicatie zal de nieuwe collega zich zeker welkom voelen in het team en met veel energie voor je aan de slag gaan – op gepaste afstand!

Wat verandert er met de wet WAB?

Wat verandert er met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)?

De Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is aangenomen door de Eerste Kamer en zal vanaf 1 januari 2020 gaan gelden. Dit betekent dat er het een en ander zal veranderen voor de arbeidsmarkt. Het doel van de WAB is dat het voor werkgevers aantrekkelijker wordt om werknemers in vaste dienst te nemen. Hier staat tegenover dat het contract voor onbepaalde tijd minder “vast” zal zijn. Hoe dit precies werkt en wat er met de WAB verandert voor werkgevers leggen wij hier uit!

1. Verruiming ketenregeling contracten met de WAB

De ketenregeling is een wettelijke bepaling die vaststelt hoeveel tijdelijke contracten je een werknemer mag aanbieden. Op dit moment mag je als werkgever maximaal drie tijdelijke contracten in twee jaar aangaan met je werknemer. Met de WAB wordt dit verruimd naar drie tijdelijke contracten in drie jaar.

Na een onderbreking van zes maanden kan er opnieuw een tijdelijk contract tussen jouw organisatie en de werknemer worden afgesloten. Deze onderbreking wordt verkort naar drie maanden als het gaat om seizoenswerk dat slechts negen maanden per jaar kan worden uitgevoerd. De telling van contracten begint na deze onderbreking opnieuw.

2. Ontslagrecht: de cumulatiegrond

Wanneer je een contract voor onbepaalde tijd afsluit met een werknemer, kan jij als werkgever dit contract alleen beëindigen als er volledig wordt voldaan aan één van de acht ontslaggronden. Denk hierbij aan ontslag door bedrijfseconomische redenen, arbeidsongeschiktheid die langer duurt dan twee jaar, regelmatig verzuim zonder geldige reden en/of met negatieve resultaten, slecht functioneren, nalatigheid in het uitvoeren van een functie, werkweigering op basis van gewetensbezwaren, een verstoorde arbeidsrelatie of andere omstandigheden die het een onredelijke eis maken om een contract voort te zetten.

Tot op heden was een combinatie van deze ontslaggronden niet mogelijk, er moest volledig aan één van de ontslaggronden worden voldaan. Met de WAB wordt deze combinatie wel mogelijk, dit voegt namelijk een negende ontslaggrond toe: de cumulatiegrond. Het ontslagrecht wordt dus minder streng, wat vanzelfsprekend het aanbieden van een contract voor onbepaalde tijd voor werkgevers minder risicovol maakt.

3. Eerder een transitievergoeding

Wanneer je een werknemer via het UWV of de kantonrechter ontslaat of wanneer een contract van rechtswege eindigt, heeft de werknemer recht op een transitievergoeding. Op dit moment heeft een werknemer hier pas recht op als hij of zij langer dan twee jaar bij jouw organisatie heeft gewerkt. Ook deze constructie wordt met de WAB verruimd. Een werknemer heeft met de WAB vanaf dag één al recht op een transitievergoeding, zelfs in de proeftijd. Wel wordt het bedrag dat je als werkgever aan werknemer moet betalen lager: namelijk 1/3 van het bruto maandsalaris, waar dit nu nog de helft van het bruto maandsalaris is. In de huidige situatie wordt de transitievergoeding afgerond op een half jaar, met de WAB wordt dit berekend over de daadwerkelijke contractduur.

4. Rechten voor oproepkrachten

Werkt jouw organisatie met oproepkrachten? Dan brengt ook hier de WAB wijzigingen met zich mee. Oproepkrachten werken vaak onder een nulurencontract en zijn verplicht gehoor te geven aan een oproep van de werkgever. Met de WAB moet je als werkgever uiterlijk vier dagen van tevoren aangeven dat je je oproepkracht nodig hebt, anders heeft de oproepkracht het recht om te weigeren. Trek je de oproep binnen vier dagen voor aanvang weer in? Dan heeft de oproepkracht alsnog recht op salaris. Daarnaast verandert er met de Wet Arbeidsmarkt in Balans ook iets in de contracten die je een oproepkracht kunt aanbieden. Na een jaar ben je namelijk verplicht om de oproepkracht een contract te bieden voor het gemiddeld aantal uren dat hij of zij in het voorgaande jaar voor jou heeft gewerkt.

5. Werknemers gelijk aan payrollers

Als je samenwerkt met payrollorganisaties ben je met de WAB verplicht om werknemers via deze payrollorganisatie dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden als werknemers die bij jou op de loonlijst staan. Denk hierbij aan salaris, maar ook aan secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakantiegeld, bonussen en vakantiedagen. De enige uitzondering op deze regel zijn de pensioenen, die wel door de payrollorganisatie verzorgd moet worden.

6. WW-premie en de Wet Arbeidsmarkt in Balans

Tot slot wil de WAB werkgevers stimuleren om een werknemer een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden door de WW premies voor vaste werknemers te verlagen. Tot nu toe was dit geregeld op basis van de sector waarin jouw organisatie actief is.

Wel of niet detachering voor mijn bedrijf?

Wel of niet detachering: wat past bij mijn bedrijf?

Wanneer je personeel inhuurt op basis van detachering, “leen” je eigenlijk mankracht van een detacheringsbureau. Het detacheringsbureau is in dit geval de werkgever van de gedetacheerde werknemer en jij bent de opdrachtgever. Het detacheren van personeel biedt voor jouw organisatie een aantal voordelen. In dit artikel gaan we verder in op hoe detachering werkt en waarom detachering een passende oplossing kan zijn voor jouw personele vraagstukken.

Wanneer kies je voor het detacheren van personeel?

Als je een tijdelijk personeelstekort hebt of juist te maken krijgt met een ingewikkeld project kan de optie om personeel te detacheren uitkomst bieden. Jouw organisatie leent dan personeel van een detacheringsbureau: het detacheringsbureau is werkgever en jij bent de opdrachtgever. De behoefte aan tijdelijke arbeidskrachten kan ontstaan doordat een vaste werknemer met (zwangerschaps)verlof gaat, langdurig ziek wordt of wanneer er toenemende drukte is of bij projecten die vragen om speciale kennis en ervaring. Afhankelijk van de aard van de werkzaamheden kan een gespecialiseerd detacheringsbureau worden ingeschakeld. InterimWorX is bijvoorbeeld gespecialiseerd in salarisadministratie en heeft daarom salarisadministrateurs in dienst om te detacheren bij organisaties met personele vraagstukken op salarisgebied.

De voordelen van het detacheren van personeel

Samenwerken met een detacheringsbureau heeft een groot aantal voordelen. Zo neemt een detacheringsbureau het werven en selecteren van het personeel voor zijn rekening. Dit scheelt jouw organisatie veel tijd en moeite. Een detacheringsbureau streeft naar maatwerk en zal op basis van de functie inhoud en gewenste ervaring een passende werknemer introduceren.  De gedetacheerde werknemer staat op de loonlijst van het detacheringsbureau en deze draagt dan ook de werkgeversrisico’s. Omdat jouw organisatie niet de werkgever is van een gedetacheerde werknemer is er veel flexibiliteit. Dit zorgt ervoor dat je als organisatie mee kunt bewegen met (bedrijfs)economische omstandigheden zonder dat je personeel moet ontslaan. Daarnaast is het prettig dat het detacheringsbureau altijd klaarstaat als onafhankelijke tussenpartij: zowel voor jou als opdrachtgever als voor de gedetacheerde werknemer.

Een gedetacheerde werknemer brengt veel kennis en ervaring mee

Een gedetacheerde werknemer is natuurlijk nog niet bekend met de bedrijfscultuur binnen jouw organisatie. Daarnaast blijft hij of zij maar tijdelijk aan je organisatie verbonden. Gelukkig hebben gedetacheerde werknemers al veel verschillende organisaties van binnen gezien. Hierdoor kunnen zij zich makkelijker aanpassen aan een nieuwe omgeving. Met de kennis en ervaring die een gedetacheerde werknemer meeneemt kan er met een frisse blik naar werkzaamheden en processen worden gekeken. Een procesoptimalisatie is daarom ook een goed voorbeeld van een tijdelijk project waar een gedetacheerde kracht van toegevoegde waarde kan zijn. Vaak bevalt de samenwerking met een gedetacheerde werknemer zo goed dat hij of zij meerdere keren wordt verlengd.

Heeft jouw organisatie te maken met specifieke personeelsbehoeften of staat er een belangrijk project op de agenda waar je expertise voor nodig hebt? Dan kan detachering van personeel wellicht veel voordelen bieden voor jouw bedrijf. InterimWorX is gespecialiseerd in personeelsoplossingen op basis van detachering, interim inzet en vaste invulling in de vakgebieden salarisadministratie en HR.