HR director internationale wholesale en retail organisatie

Insourcing van een nieuwe organisatie binnen een bestaande HR en payroll afdeling. Marieke vertelt over haar ervaring binnen retail.

Waar het afgelopen jaar voor retail sowieso een woelig jaar is geweest door corona, was het dat voor onze opdrachtgever Marieke, HR Director bij een internationale wholesale en retail organisatie, nog nét wat meer. Eind 2020 werd bekendgemaakt dat de organisatie in Nederland een groot deel van haar retail in eigen beheer zou gaan nemen, een besluit met grote impact op de organisatie, HR en salarisadministratie. Want wat komt er kijken bij een overname? En hoe integreer je een retailorganisatie in je salarisadministratie, HR beleid en processen? Voldoende uitdagingen, waarvoor Marieke een passende nieuwe collega zocht.

Een HR specialist met kennis van retail

“Vanaf begin 2021 kregen wij tientallen winkels in eigen beheer die we overnamen van één van de franchisepartners, terwijl we tot dan toe nog geen ervaring hadden met retail in Nederland. Deze ervaring hadden we wel in andere landen, maar door verschillen in wet- en regelgeving is dat toch heel anders,” vertelt Marieke. “Om dit in goede banen te leiden hadden we iemand nodig die zowel heel operationeel als strategisch te werk kon gaan. Dat is een lastig profiel om te werven en de situatie met corona zorgde er ook nog eens voor dat mensen minder bereid waren een vaste baan op te zeggen”.

Een bureau met ervaring in werving van HR en Payroll Specialisten voor retail

Aangezien de meeste kandidaatprofielen óf beter passen bij de operationele kant van de baan, óf bij de strategische kant ervan, hebben InterimWorX en Marieke samen gekeken naar de juiste formulering van het profiel om sollicitanten te krijgen passend bij de functie. “Zo hebben we het profiel iets smaller ingezet; op administratieve processen en het hebben van affiniteit met zaken from scratch opzetten,” licht Marieke toe. “Wanneer je niet precies weet wat je zoekt is een partner met veel ervaring in de business om mee te sparren heel waardevol. Een partij die vaker heeft geworven voor salarisadministratieve en HR functies binnen retail, weet wat speelt in de branche en welke profielen er te vinden zijn in de markt. Een dialoog met een bureau helpt mij denken en die eerlijk tegen me durft te zeggen; leuk wat je nu zoekt, Marieke, maar dat is niet realistisch,” vertelt Marieke lachend.

Ook qua type persoon vroeg de functie om specifieke karaktereigenschappen. Aangezien het een, voor de organisatie, nieuwe functie betrof bewandel je als eenling toch een ongeplaveide weg, zoals Marieke het omschrijft. “Je moet zelf de stenen kopen, neerleggen én egaliseren. Je zoekt iemand die een administratieve kei is, maar die ook de weg kan uitdenken en zien en die bovendien een bescheiden karakter heeft. Je hebt in deze functie veel contact met het winkelpersoneel en moet ook daar een goede relatie mee kunnen opbouwen.”

Uitdagingen voor de HR afdeling

“Wanneer je een overname doet liggen er vele uitdagingen voor de HR afdeling. In ons geval namen we een lang bestaand bedrijf over, dat zijn eigen cultuur en practices heeft opgebouwd. Het HR beleid verschilde van visie en ook administratief moet er veel geregeld worden, en dat terwijl de business gewoon door draait en iedereen natuurlijk aan het eind van de maand een foutloze betaling van zijn of haar salaris verwacht.”

“Toen we de winkels overnamen in januari, waren ze allemaal dicht als gevolg van de toen geldende corona maatregelen. Dat creëert enerzijds een enorme druk op de organisatie, want je hebt toch net een flinke investering gedaan, maar het zorgde ook voor wat ademruimte om een goede overgang te realiseren.” De nieuw gevonden medewerker kon beginnen met het goed in kaart brengen van wat we overgenomen hadden: hoe zien de contracten eruit en wat vinden we daarvan? Daarnaast hebben we haar gevraagd om op basis van een survey kwantitatieve en kwalitatieve feedback van de winkelvloer te verwerken, met als doel meer inzicht te krijgen in hoe we ons salesforce goed kunnen ondersteunen en maximaal kunnen inzetten.”

Het HR beleid van twee bedrijven met elkaar integreren

Naast de praktische zaken is het bij een overname ook van groot belang om de twee verschillende culturen zo goed mogelijk met elkaar te integreren. “We vinden het belangrijk dat mensen met een goed gevoel voor ons werken en dit ook uitstralen.” Daarom ging de nieuwe medewerker ook aan de slag met het in kaart brengen van de talenten en eventuele problemen in alle overgenomen winkels.

“Wij zijn een familiebedrijf en persoonlijke waarden staan bij ons voorop: bescheiden, respect staat voorop, we hebben een maatschappelijke verantwoordelijkheid en zien en behandelen elkaar als mens. We vinden het dus ook belangrijk dat we een goed gevoel en beeld hebben bij de mensen die dagelijks voor ons op de winkelvloer staan. Zij spreken onze klanten en zijn ons visitekaartje: als zij happy zijn in hun baan, is dat goed voor het hele bedrijf. Daarom vinden wij het belangrijk dat ook met hen gesproken wordt over hun ambities, carrièrepad en opleidingsbehoeften en -wensen. We willen hen graag kunnen binden en boeien.”

“Zeker met het oog op de toekomst van retail is je winkelpersoneel enorm belangrijk”, sluit Marieke ons gesprek af. “Winkels blijven belangrijk, maar gaan waarschijnlijk meer en meer de functie van een het bieden van een merkbeleving vervullen. Je verkoopmedewerkers spelen daarin een belangrijke rol; niet alleen in hun klantgerichtheid, maar ook hoe zij inspelen op deze merkbeleving naar onze klanten toe.

HR Business Partner Buzzwoord of niet

De opmars van de HR Business Partner, een wezenlijk andere rol dan HR adviseur of een spannend buzzwoord voor één en dezelfde functie?

De afdeling Human Resources werd traditioneel gezien een ondersteunende rol toebedeeld. De werkzaamheden lagen voornamelijk op het operationele vlak. Het  waarborgen van het werknemersbestand en de organisatiecultuur vormde de kerntaak van de afdeling. In de loop der jaren ontwikkelden de inmiddels ouderwetse functietitels van ‘Personeelsadministrateur’ en ‘P&O’er’ zich tot ‘HR officer’ en ‘HR adviseur’. Het zal je echter niet zijn ontgaan dat de afgelopen jaren een andere HR trend valt te ontwaren: ook op strategisch niveau krijgen HR professionals geleidelijk aan meer zeggenschap, doorgaans in de functie van ‘HR Business Partner’. Binnen veel organisaties speelt de vraag of zij mee moeten bewegen met deze ontwikkeling, terwijl HR professionals zich geregeld afvragen of hun competenties nog wel aansluiten bij de eisen van modern HR. In deze blog analyseren we hoe deze trend het beste te duiden is en of er daadwerkelijk een HR revolutie aan de gang is.

Bedrijfsfilosofie in ontwikkeling

De veranderende rol van HR afdelingen valt in zekere mate terug te leiden naar de nasleep van de economische crisis van 2008. De recessie zette veel bedrijven er destijds toe aan om zo veel mogelijk kosten te besparen. Hoewel dit op korte termijn een lastenverlichting opleverde, werd het toch ook al snel duidelijk dat een bedrijfsfilosofie die zich focust op acute bezuinigingen op de lange termijn niet houdbaar is. Zodra de economie weer enigszins aantrok, richtten veel bedrijven de blik dan ook op de toekomst. Dit was het meest merkbaar op afdelingen zoals HR, die tot op dit punt overwegend reactief handelden en van hen doorgaans weinig werd verwacht op het gebied van strategische planning en bijdragen aan de bedrijfsresultaten. Dat dit nog maar weinig gebeurde is wonderlijk te noemen. Voor de meeste bedrijven vormen de personeelskosten immers de grootste kostenpost, waardoor een proactieve houding en gedegen strategie ten aanzien van het personeelsbeleid een grote invloed kan hebben op het succes van de organisatie en de toekomstige winstgevendheid.

De opkomst van de HR Business Partner

Om een antwoord te bieden op dit vraagstuk werd de functie van HR Business Partner in het leven geroepen, een functietitel die tegenwoordig steeds vaker terugkomt in vacatures. Idealiter vormt een HR Business Partner de schakel tussen het personeel en het management door vanuit een HR perspectief op strategisch vlak in het bedrijfsbelang te denken. Dit uit zich bijvoorbeeld in het proactief plannen en stroomlijnen van het wervingsbeleid om dit gelijk te schakelen met de (middel)lange termijndoelstellingen van het bedrijf en het ontwikkelen en onderzoeken van structurele verbetertrajecten voor actuele HR vraagstukken binnen het bedrijf. De HR Business Partner is dus veelal bezig met de bedrijfsvoering achter en optimalisatie van de HR afdeling, in plaats van het inhoudelijke HR werk zelf. Er is dus duidelijk meer sprake een uitbreiding van het HR werkveld dan van een inhoudelijke shift. Het ondersteunende werk van de traditionele HR adviseur en officer blijft uiteraard van onverminderd belang.

Meer dan een buzzword

Voor sommige bedrijven lijkt het onderscheid tussen HR adviseurs en HR Business Partners echter nog niet helemaal duidelijk. We zien regelmatig dat bedrijven in de functie HR Business Partner bovenal een spannend buzzword zien, terwijl ze inhoudelijk en wat betreft competenties meer op zoek zijn naar een HR adviseur of HR manager. Om deze verwarring tegen te gaan en potentiële teleurstellingen bij zowel werkgevers als werknemers te voorkomen, vinden we het belangrijk om de verschillende profielen en competenties van deze functies nog even kort op een rijtje te zetten.

Adviseur of Business Partner?

De HR adviseur houdt zich voornamelijk bezig met operationele (advies) werkzaamheden, voert het bestaande personeelsbeleid uit en fungeert als aanspreekpunt voor werknemers op het gebied van personeelszaken. Bovendien speelt de HR adviseur een centrale rol bij de werving van nieuwe werknemers door het sollicitatieproces te coördineren en eventueel sollicitatiegesprekken te voeren. HR adviseurs werken bijna uitsluitend mét mensen en vóór mensen en daarom zijn empathie en sterke communicatieve vaardigheden cruciaal.

De succesvolle invulling van de functie van HR Business Partner vergt naast diepgaande kennis van de hiervoor genoemde HR praktijk, nog enkele andere vaardigheden en competenties die vaak alleen door ervaring kunnen worden opgebouwd. Een HR Business Partner moet bijvoorbeeld uitstekend overzicht kunnen houden en om zo het werknemersbelang en het bedrijfsbelang tegen elkaar af te kunnen wegen. Een achtergrond in bedrijfskunde of de consultancywereld komt daardoor vaak uitstekend van pas. De HR Business Partner werkt, in tegenstelling tot de HR adviseur, zelden op het operationele niveau, maar denkt juist drie stappen vooruit op strategisch vlak om het bedrijf in de toekomst beter te laten renderen.

HR als dynamisch veld

HR Business Partners hebben volgens ons wel degelijk een reële toegevoegde waarde voor uw bedrijf, maar alleen als u ze op de goede manier inzet. HR Business Partners zijn zeker geen vervanging voor uw HR adviseurs en HR managers, maar vullen uw HR afdeling juist aan en zullen de afdeling naar een hoger plan brengen wat betreft efficiëntie en aansluiting bij de bedrijfsstrategie. Nu de arbeidsmarkt steeds flexibeler lijkt te worden en bedrijven sneller moeten schakelen dan ooit om niet ingehaald te worden door de markt, is het eigenlijk een behoorlijk logische ontwikkeling dat ook de HR afdeling met zijn tijd meegaat.

Ben je benieuwd of HR Business Partners van toegevoegde waarde kunnen zijn binnen uw bedrijf? Of wil jij je als HR professional meer ontwikkelen in de richting van HR Business Partner? InterimWorX vertelt graag meer over de mogelijkheden en onze diensten. Ook voor HR officers hebben wij mogelijkheden. Neem vooral contact met ons op voor meer informatie of een kennismaking!