Reiskostenvergoeding in coronatijden

Reiskostenvergoeding in thuiswerktijden

Gedurende de afgelopen maanden zijn maar weinig uitdrukkingen zo vaak uitgesproken als ‘het nieuwe normaal’. De coronacrisis heeft op veel vlakken van ons leven een grote invloed gehad, maar waarschijnlijk is het nadrukkelijke overheidsadvies om zo veel mogelijk thuis te werken voor veel mensen nog wel het meest merkbaar geweest. Ook bij werkgevers vergde deze omslag het nodige aanpassingsvermogen, al was het alleen maar om de continuïteit van hun diensten en de productiviteit van hun werknemers te waarborgen. Nu het kalenderjaar 2020 bijna ten einde is, wordt het echter ook tijd om op administratief vlak orde op zaken te stellen en 2021 ook in dit aspect coronaproof tegemoet te treden. In deze blog leggen we uit wat de gevolgen van thuiswerken zijn voor (vaste) reiskostenvergoedingen.

Invloed noodmaatregelen

In de normale situatie mag er alleen een vaste reiskostenvergoeding worden uitbetaald als een werknemer in 36 weken of op 128 dagen naar een vaste werkplek reist. Deze vergoeding mag bovendien alleen onbelast worden uitgekeerd als deze maximaal 19 cent per kilometer bedraagt. Op basis van het normale reispatroon van een werknemer kan er aan de hand van deze regels een vaste netto-vergoeding worden afgesproken, die maximaal mag doorlopen tot zes weken na een structurele verandering in het reisgedrag. Het uitbreken van de coronacrisis in medio maart veranderde in één klap de reispatronen van talloze werknemers, waardoor veel werkgevers tegen mei een knoop moesten doorhakken over wat te doen met de reiskostenvergoedingen. Bij wijze van uitzondering besloot Hans Vijlbrief, staatssecretaris van Financiën, dat werkgevers tot nader order uit mochten blijven gaan van de vóór corona met werknemers overeengekomen vergoedingen. Veel organisaties doen dit tot op de dag van vandaag.

Uitzondering vaste reiskostenvergoedingen komt ten einde

Per 1 januari 2021 komt deze uitzondering voor vaste reiskostenvergoedingen echter ten einde. Dit betekent dat het daadwerkelijke reispatroon van alle werknemers opnieuw in kaart gebracht dient te worden, waarna de hoogte van de vergoedingen vastgesteld kan worden. Hierbij geldt echter wel weer de 36 weken/128 dagen-eis, waardoor het goed mogelijk is dat veel van uw werknemers niet meer in aanmerking komen voor een vaste reiskostenvergoeding. Het blijft uiteraard wel mogelijk om reiskostenvergoedingen uit te keren op basis van nacalculatie of declaratie. Om de hoogte van de pre-corona reiskostenvergoeding te benaderen, zou je ook kunnen overwegen om het uitgekeerde bedrag per kilometer op te schroeven. Wees je er hierbij wel van bewust dat er over het totaalbedrag boven de 19 cent per kilometer belasting afgedragen moet worden.

Maak duidelijke afspraken met de werknemer

Het loont in deze periode voor zowel werkgever als werknemer om duidelijke afspraken met elkaar te maken. Hoeveel dagen komt de werknemer in 2021 naar verwachting daadwerkelijk naar kantoor? Heeft uw bedrijf al een duidelijk thuiswerkbeleid geformuleerd of zijn er met individuele werknemers afspraken gemaakt over vaste thuiswerkdagen? Zorg dan dat er ook in de verantwoording van de reiskostenvergoeding naar deze documenten wordt verwezen in de verantwoording van de nieuwe reiskostenregeling. In sommige gevallen zal het ook nodig zijn om opnieuw onderhandelingen aan te gaan met werknemers. Het komt namelijk meer dan eens voor dat een vaste reiskostenvergoeding de facto gezien kan worden als een netto verhoging van het loon, waar werknemers mogelijk met een vordering succesvol aanspraak op kunnen maken. Deze situatie heeft zich in het verleden in ieder geval rondom langdurig ziekteverzuim meer dan eens voorgedaan.

HR en Payroll specialisten van InterimWorX

Dankzij onze uitgebreide ervaring met zowel het perspectief van de werkgever als dat van de werknemer, begrijpt InterimWor als geen ander de uitdagingen die de huidige ‘corona situatie’ op de (virtuele) werkvloer kan veroorzaken. In de omschakeling naar ‘het nieuwe normaal’ zal iedereen zich moeten aanpassen en soms komen daar ook offers bij kijken. InterimWorX staat jouw organisatie graag bij met onze vaste en interim experts op het gebied van salarisadministratie en Human Resources. Of het nu gaat om het bieden van zorgvuldige HR- of salarisadministratieve ondersteuning bij de uitvoering van alle (corona-gerelateerde) aandachtspunten, of om advies en begeleiding bij een reorganisatie. Ook als jij HR of Payroll specialist bent en beschikbaar komt voor een nieuwe interim opdracht of vaste functie, bespreken wij graag de mogelijkheden.

Ben je geïnteresseerd in onze diensten of wil je weten wat InterimWorX voor jou kan betekenen? Neem dan vooral contact met ons op via 010 477 44 58 en www.interimworx.nl.

Wat verandert er met de wet WAB?

Wat verandert er met de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB)?

De Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is aangenomen door de Eerste Kamer en zal vanaf 1 januari 2020 gaan gelden. Dit betekent dat er het een en ander zal veranderen voor de arbeidsmarkt. Het doel van de WAB is dat het voor werkgevers aantrekkelijker wordt om werknemers in vaste dienst te nemen. Hier staat tegenover dat het contract voor onbepaalde tijd minder “vast” zal zijn. Hoe dit precies werkt en wat er met de WAB verandert voor werkgevers leggen wij hier uit!

1. Verruiming ketenregeling contracten met de WAB

De ketenregeling is een wettelijke bepaling die vaststelt hoeveel tijdelijke contracten je een werknemer mag aanbieden. Op dit moment mag je als werkgever maximaal drie tijdelijke contracten in twee jaar aangaan met je werknemer. Met de WAB wordt dit verruimd naar drie tijdelijke contracten in drie jaar.

Na een onderbreking van zes maanden kan er opnieuw een tijdelijk contract tussen jouw organisatie en de werknemer worden afgesloten. Deze onderbreking wordt verkort naar drie maanden als het gaat om seizoenswerk dat slechts negen maanden per jaar kan worden uitgevoerd. De telling van contracten begint na deze onderbreking opnieuw.

2. Ontslagrecht: de cumulatiegrond

Wanneer je een contract voor onbepaalde tijd afsluit met een werknemer, kan jij als werkgever dit contract alleen beëindigen als er volledig wordt voldaan aan één van de acht ontslaggronden. Denk hierbij aan ontslag door bedrijfseconomische redenen, arbeidsongeschiktheid die langer duurt dan twee jaar, regelmatig verzuim zonder geldige reden en/of met negatieve resultaten, slecht functioneren, nalatigheid in het uitvoeren van een functie, werkweigering op basis van gewetensbezwaren, een verstoorde arbeidsrelatie of andere omstandigheden die het een onredelijke eis maken om een contract voort te zetten.

Tot op heden was een combinatie van deze ontslaggronden niet mogelijk, er moest volledig aan één van de ontslaggronden worden voldaan. Met de WAB wordt deze combinatie wel mogelijk, dit voegt namelijk een negende ontslaggrond toe: de cumulatiegrond. Het ontslagrecht wordt dus minder streng, wat vanzelfsprekend het aanbieden van een contract voor onbepaalde tijd voor werkgevers minder risicovol maakt.

3. Eerder een transitievergoeding

Wanneer je een werknemer via het UWV of de kantonrechter ontslaat of wanneer een contract van rechtswege eindigt, heeft de werknemer recht op een transitievergoeding. Op dit moment heeft een werknemer hier pas recht op als hij of zij langer dan twee jaar bij jouw organisatie heeft gewerkt. Ook deze constructie wordt met de WAB verruimd. Een werknemer heeft met de WAB vanaf dag één al recht op een transitievergoeding, zelfs in de proeftijd. Wel wordt het bedrag dat je als werkgever aan werknemer moet betalen lager: namelijk 1/3 van het bruto maandsalaris, waar dit nu nog de helft van het bruto maandsalaris is. In de huidige situatie wordt de transitievergoeding afgerond op een half jaar, met de WAB wordt dit berekend over de daadwerkelijke contractduur.

4. Rechten voor oproepkrachten

Werkt jouw organisatie met oproepkrachten? Dan brengt ook hier de WAB wijzigingen met zich mee. Oproepkrachten werken vaak onder een nulurencontract en zijn verplicht gehoor te geven aan een oproep van de werkgever. Met de WAB moet je als werkgever uiterlijk vier dagen van tevoren aangeven dat je je oproepkracht nodig hebt, anders heeft de oproepkracht het recht om te weigeren. Trek je de oproep binnen vier dagen voor aanvang weer in? Dan heeft de oproepkracht alsnog recht op salaris. Daarnaast verandert er met de Wet Arbeidsmarkt in Balans ook iets in de contracten die je een oproepkracht kunt aanbieden. Na een jaar ben je namelijk verplicht om de oproepkracht een contract te bieden voor het gemiddeld aantal uren dat hij of zij in het voorgaande jaar voor jou heeft gewerkt.

5. Werknemers gelijk aan payrollers

Als je samenwerkt met payrollorganisaties ben je met de WAB verplicht om werknemers via deze payrollorganisatie dezelfde arbeidsvoorwaarden te bieden als werknemers die bij jou op de loonlijst staan. Denk hierbij aan salaris, maar ook aan secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakantiegeld, bonussen en vakantiedagen. De enige uitzondering op deze regel zijn de pensioenen, die wel door de payrollorganisatie verzorgd moet worden.

6. WW-premie en de Wet Arbeidsmarkt in Balans

Tot slot wil de WAB werkgevers stimuleren om een werknemer een contract voor onbepaalde tijd aan te bieden door de WW premies voor vaste werknemers te verlagen. Tot nu toe was dit geregeld op basis van de sector waarin jouw organisatie actief is.