Wat doet de salarisadministrateur wanneer de cao verandert?
In de salarisadministratie veranderen de regels vaak, vooral die van de cao. Als salarisadministrateur rust de verantwoordelijkheid om deze veranderingen nauwlettend te volgen op jou, omdat dit essentieel is voor het correct verlonen van medewerkers. Lees in deze blog welke vier stappen jij als salarisadministrateur dient te nemen wanneer de cao verandert.
Stap 1: op de hoogte blijven van cao-wijzigingen
Een van de verantwoordelijkheden van een salarisadministrateur is om altijd op de hoogte te zijn van nieuwe cao’s en de meest recente cao-wijzigingen. Dit vereist regelmatig contact met brancheorganisaties, vakbonden en overheidsinstanties. Nieuwsbrieven vormen ook een waardevolle informatiebron. Als de salarisadministratie is uitbesteed, zal de outsourcingpartij doorgaans automatisch wijzigingen doorvoeren en je op de hoogte stellen.
Stap 2: analyseer de cao-wijzigingen
Na het verkrijgen van informatie over de cao-wijzigingen is het cruciaal om deze grondig te bestuderen en te analyseren. Identificeer specifieke veranderingen in arbeidsvoorwaarden, zoals loonschalen, toeslagen, werktijden, vakantiedagen en andere relevante regelingen. Het is van belang om deze wijzigingen duidelijk te begrijpen voordat je aanpassingen doorvoert.
Stap 3: pas alle veranderingen aan binnen de software
Het aanpassen van de salarisadministratie software is een kritische stap. Dit omvat het updaten van salarisberekeningen, het aanpassen van uitbetalingen aan medewerkers en het zorgen voor de juiste verwerking van loonschalen, toeslagen, vergoedingen, verlofregelingen, reiskosten, bonusregelingen en andere relevante factoren. Tevens dient te worden gecontroleerd of de rapportage en registratie moeten worden aangepast, evenals belastingen en sociale verzekeringsbijdragen indien van toepassing.
Stap 4: communiceer de wijzigingen met medewerkers
Zodra de salarisadministratie is aangepast, is het van belang om de medewerkers op de hoogte te stellen van de nieuwe cao-wijzigingen en hoe deze van invloed zijn op hun salaris en arbeidsvoorwaarden. Het is ook aan te raden om een groep of kanaal voor vragen op te zetten, zodat medewerkers hun zorgen kunnen uiten en aanvullende uitleg kunnen krijgen over de nieuwe cao-wijzigingen. Op deze manier zorgt een transparante aanpak voor heldere communicatie, wat belangrijk is om verwarring te voorkomen.
Samenwerking met andere afdelingen
Bij het aanpassen van de salarisadministratie als gevolg van cao-wijzigingen is samenwerking met verschillende teams en afdelingen binnen de organisatie noodzakelijk:
Human Resources (HR) afdeling
HR speelt een centrale rol bij het verstrekken van informatie over de cao-wijzigingen en het coördineren van de communicatie met medewerkers.
Financiële afdeling
De financiële afdeling kan helpen bij het begrijpen van de geldzaken rond de cao-wijzigingen en bij het plannen van het budget.
IT-afdeling
Als technische wijzigingen nodig zijn in de software of systemen, is samenwerking met de IT-afdeling belangrijk om ervoor te zorgen dat deze wijzigingen correct worden geïmplementeerd.
Juridische afdeling
De juridische afdeling kan belangrijke informatie geven over de wetten en regels die moeten worden gevolgd.
Uitdagingen en aandachtspunten
Het aanpassen van de salarisadministratie software verloopt meestal soepel, maar er zijn wel enkele uitdagingen waar salarisadministrateurs mee te maken kunnen krijgen. Dit geldt vooral voor gevallen met oude arbeidsovereenkomsten en individuele regelingen. Het vereist grote nauwkeurigheid en zorgvuldigheid, omdat elke wijziging correct moet worden doorgevoerd. Het kan soms lastig zijn om te bepalen welke aanpassingen van toepassing zijn op medewerkers met speciale regelingen van vroeger. Dit kan een bron van verwarring zijn, vooral omdat salarisadministrateurs niet altijd de mogelijkheid hebben om deze wijzigingen aan iedereen uit te leggen. Bovendien hebben ze geen zeggenschap over de arbeidsvoorwaarden van medewerkers.
Op zoek naar een salarisadministrateur binnen de gemeente?
Zoek je een (interim) salarisadministrateur die perfect aansluit bij de overheidsbranche met de juiste mix van vaardigheden, ervaring, en een persoonlijkheid die overeen komt met de waarden en doelen van jouw organisatie? Bij InterimWorX leggen we de nadruk op kwaliteit en het opbouwen van sterke relaties. Voor een vrijblijvende kennismaking of advies, neem gerust contact met ons op. Bij InterimWorX zijn we enthousiast om meer over jou en je organisatie te leren!
