Salarisadministratie uitbesteden of zelf doen?
Het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie is een keuze waar groeiende bedrijven vaak op enig moment voor komen te staan. Maar ook wanneer je voorheen de salarisadministratie altijd hebt uitbesteed, kan het een strategische overweging zijn om deze op enig moment weer te insourcen. Wanneer is het handig om de salarisadministratie uit te besteden of juist weer in huis te gaan voeren?
Salarisadministratie uitbesteden
Twee veelgehoorde argumenten om de salarisadministratie uit te besteden zijn gebrek aan tijd en gebrek aan specifieke kennis. Voor het voeren van een salarisadministratie is specifieke kennis van wet- en regelgeving nodig. Kennis die een bedrijf niet altijd in huis heeft. Enerzijds focussen afdelingen Finance zich doorgaans op ‘reguliere’ financiële administratie en control. Anderzijds zetten HR-afdelingen, zeker binnen grotere organisaties, zich vaak liever in om nieuw talent aan te trekken en om het huidige personeel te ondersteunen in hun ontwikkeling. De HR-professionals die zich wél richten op administratie, hebben door de bank genomen een grotere affiniteit met de ‘zachte kant’ van het HR werk, dan met de cijfermatige kant. Salarisadministratie is dan ook vaak een vreemde eend in de bijt en HR en Finance hebben regelmatig discussie waar deze het best ondergebracht kan worden. Hiernaast geldt voor kleine en middelgrote bedrijven het argument dat zij vaak een te klein aantal medewerkers verlonen om hiervoor een Salarisadministrateur in dienst te nemen. Redenen om zich te oriënteren op het uitbesteden van de salarisadministratie.
De voordelen van het uitbesteden van de salarisadministratie
Een groot voordeel van het uitbesteden van de salarisadministratie is de tijdbesparing die het oplevert. Bovendien kun je ervan uitgaan dat het bureau waar je de salarisadministratie aan uitbesteedt, over alle actuele kennis van relevante wet- en regelgeving beschikt. Je beschikt dus altijd over de juiste up-to-date expertise, zonder dat het jezelf tijd en moeite kost om hierover continu geïnformeerd te blijven. Je medewerkers kunnen voor al hun vragen bij het salariskantoor terecht en hebben dus een vast aanspreekpunt.
Daarnaast geef je de verantwoordelijkheid voor de salarisadministratie uit handen wanneer je deze uitbesteedt. Hiermee beperk je het risico op boetes en fouten. Zeker wanneer het bedrijf een meer complexe salarisadministratie kent, bijvoorbeeld wanneer er veel expats in dienst zijn, kan het prettig zijn deze uit te besteden aan een kantoor.
Tenslotte biedt uitbesteding een groot voordeel in de continuïteit van de salarisadministratie. Dit voordeel speelt vooral bij organisaties met een kleine salarisadministratie, bemand door slechts één salarisadministrateur. Valt deze om welke reden dan ook uit, dan staat de organisatie direct voor een grote uitdaging: wie zorgt dat deze maand de lonen op tijd betaald worden? Dit risico is nihil bij uitbesteding aan een solide externe partij.
Het uitbesteden van de salarisadministratie levert dus vooral tijd, gemak, expertise en beperking van risico’s op. Je kunt kiezen voor het volledig uitbesteden van de salarisadministratie, of voor een hybride oplossing, waarbij je een gedeelte zelf doet en een ander deel uitbesteedt.
Salarisadministratie zelf doen
Tegenover het gemak dat het uitbesteden van de salarisadministratie je biedt, staat het overzicht en inzicht dat je creëert wanneer je de salarisadministratie zelf doet. Met slimme salarissoftware oplossingen kun je veel processen automatiseren en zo geld en tijd besparen. Bovendien wordt de kans op fouten in salarismutaties hierdoor geminimaliseerd.
Door de salarisadministratie zelf te doen, houd je inzicht in je grootste kostenpost: je medewerkers. Je hebt altijd zelf inzicht in alle relevante management- en stuurinformatie; zo weet je exact hoeveel uren medewerkers maken, tegen welke kosten zij op de werkvloer staan en beschik je met één druk op de knop over actuele cijfers over ziekteverzuim en verlof. Bovendien heb je een kleine wijziging snel zelf doorgevoerd. Zeker bij een hoger aantal medewerkers ben je vaak voordeliger uit wanneer je de salarisadministratie intern doet, dan wanneer je deze uitbesteedt. Tenslotte bouw je binnen de eigen organisatie aan kennis en expertise. Het is handig binnen de onderneming kennis te hebben van bijvoorbeeld belastingen. Hiernaast biedt interne kennis voordelen bij het maken en doorrekenen van arbeidsvoorwaarden. Relevant bij bijvoorbeeld onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden, een nieuwe cao of bedrijfsregeling en het voeren van bijbehorende gesprekken met de OR of vakbonden. De salarisadministratie in huis voeren, kan dus helpen in control te zijn bij diverse processen in de organisatie.
De keuze maken tussen het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie
Het wel of niet uitbesteden van de salarisadministratie is dus met name een afweging tussen gemak en controle, waarbij aspecten als complexiteit van de salarisadministratie en organisatie en de hoeveelheid medewerkers (en dus kosten) een rol spelen.
InterimWorX kan helpen bij de keuze om de salarisadministratie wel of niet uit te besteden. Van het onderzoeken van en adviseren over de beste keuze voor uw organisatie, tot en met het begeleiden van A tot Z naar de externe verwerker in het geval van outsourcing. InterimWorX verzorgt overigens ook zelf salarisadministratie voor verschillende klanten. Ook in het omgekeerde geval, wanneer er sprake van is om de salarisadministratie weer te insourcen, zijn onze payroll specialisten met uitgebreide ervaring en expertise in het begeleiden en optimaliseren van dergelijke processen graag van dienst. Ben je geïnteresseerd in onze diensten of wil je eerst meer informatie inwinnen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
