Salarisadministratie volledig of gedeeltelijk uitbesteden?
Voor veel bedrijven die kiezen voor het outsourcen (uitbesteden) van hun salarisadministratie, is dit een manier om risico’s te verminderen en zich te kunnen focussen op de core business. Een niet goed ingerichte salarisadministratie kan bovendien veroorzaken dat het bedrijf veel geld misloopt door fouten in bijvoorbeeld de pensioenafdrachten, gemiste subsidies en loonheffingskortingen. Wanneer je kiest voor het uitbesteden van de salarisadministratie, voor welke vorm van outsourcen kies je dan? Geef je alles volledig uit handen of blijf je een gedeelte van de salarisadministratie zelf doen?
Gradaties van het uitbesteden van de salarisadministratie
Niveau 1: volledig uitbesteden van de salarisadministratie
In het geval van volledige uitbesteding of ‘outsourcing’, wordt de salarisadministratie van de organisatie in zijn geheel door een derde, externe verwerker uitgevoerd. Dit kan een accountants- of (salaris)administratiekantoor zijn of een payroll bureau dat hiernaast eigen HR & payroll software ontwikkelt, implementeert en host, zoals bijvoorbeeld ADP of Visma | Raet.
Bij volledige outsourcing liggen alle payroll taken bij het externe bureau. Je levert alleen de mutaties aan. Bij een accountants- of (salaris)administratiekantoor, gebeurt deze aanlevering doorgaans via een Excel sheet per e-mail of via specifieke payroll software. Het payrollkantoor draagt vervolgens zorg voor alle salarisadministratieve taken; van de invoer en controle van de mutaties, de payroll verwerking en de controle van de output, tot het aanleveren van loonjournaalposten. In het geval de payroll verwerker ook softwareleverancier is, lever je de mutaties aan in de eigen payroll software van deze leverancier. Dit platform draait dan ook binnen jouw interne organisatie. De payroll provider is niet alleen verantwoordelijk voor het hosten van dit platform, maar ook voor het beheren van upgrades, het inrichten van wet- en regelgeving enhet bieden van 24/7-ondersteuning, inclusief een helpdesk voor het beheren van werknemersverzoeken.
Verschillende redenen kunnen ten grondslag liggen aan de keuze om de salarisadministratie volledig uit te besteden. Zo is het voor kleine organisaties vaak ondoenlijk om alle relevante kennis in huis te hebben voor het voeren van de salarisadministratie. Het vak is onderhevig aan continue veranderingen in wet- en regelgeving, wat behoorlijk wat vraagt van een kleine organisatie die zelf de salarisadministratie doet. Het volledig uitbesteden hiervan aan een gespecialiseerd salariskantoor is dan vaak een verstandige keuze.
Voor grotere organisaties kan het volledig outsourcen van de salarisadministratie een optie zijn wanneer zij ruimte willen creëren om zich volledig op de core business te focussen.
Niveau 2: gedeeltelijke outsourcing van de salarisadministratie
Veel organisaties kiezen voor een hybride oplossing, waarbij de organisatie zelf een gedeelte van de salarisadministratie doet en een ander deel uitbesteedt aan een gespecialiseerd kantoor. Hierbij bestaan verschillende varianten.
Een variant is dat de salarisadministrateur(s) van de eigen organisatie de mutatie-invoer in het systeem verzorgen, waarbij het payroll kantoor de nauwkeurigheid van deze invoer controleert. Het payroll kantoor draait vervolgens de run, waarna de interne organisatie deze terugkrijgt en controleert. Hiernaast is de externe provider in deze hybride vorm doorgaans verantwoordelijk voor het hosten van het payroll platform, het beheren van upgrades en het bieden van ondersteuning tijdens kantooruren.
Wat je hiernaast vaak ziet, is dat het externe bureau wordt ingeschakeld voor specialistischere salarisvraagstukken, zoals het invoeren van cao-gegevens en de rekenregels. Een ander vaak uitbesteed payroll vraagstuk tenslotte, is de verloning van expats.
Het gedeeltelijk uitbesteden van je salarisadministratie kan een goede keus zijn wanneer je graag controle houdt en veel inzicht wilt hebben, maar wel te maken hebt met projecten of vraagstukken waarvoor je niet alle specialistische kennis in huis hebt. In plaats van diverse specialisten in dienst te moeten nemen, besteed je deze delen van de salarisadministratie uit.
Niveau 3: de salarisadministratie zelf doen
Natuurlijk kun je ook helemaal niets van de salarisadministratie uitbesteden. In dit geval voer je de salarisadministratie volledig in huis en draag je intern zorg voor het gehele payroll proces, van het verzamelen en invoeren van de mutaties, de controle hiervan, de payroll verwerking, tot en met het beantwoorden van alle payroll gerelateerde vraagstukken van medewerkers en het applicatiebeheer van de payroll software. Op dit laatste vlak is ondersteuning door de softwareleverancier altijd mogelijk als dit nodig is.
De keuze voor het volledig of gedeeltelijk uitbesteden van de salarisadministratie heeft dus hoofdzakelijk te maken met de hoeveelheid (specialistische) kennis die de organisatie zelf in huis heeft en de strategische afweging in hoeverre je een eigen team hier wel of geen tijd aan wilt laten besteden. In deze blog lees je meer over de keuze tussen het wel of niet zelf doen van de salarisadministratie enover het opnieuw insourcen van de salarisadministratie.
De service van InterimWorX
De salarisprofessionals van InterimWorX kunnen je helpen op verschillende vlakken van jouw salarisadministratie. Zo beschikken wij over een uitgebreid netwerk van onafhankelijke payroll specialisten met ervaring op het gebied van outsourcing, met expertise van de verschillende salarissoftware, salarisadministratiekantoren en softwareleveranciers. Ook bij andere payroll projecten, zoals software implementaties of het optimaliseren van processen, kunnen de professionals van InterimWorX van dienst zijn. Zowel op het niveau van advisering en projectleiding, als bij de operationele
werkzaamheden die bij deze specifieke salarisvraagstukken komen kijken. Ben je geïnteresseerd in onze dienstverlening of wil je meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op!
