Een salarisadministrateur inwerken tijdens corona-quarantaine, hoe doe je dat?

Het is een tijd waarin we voor unieke uitdagingen worden gesteld. Zowel zakelijk als privé, als land en als individu verandert corona alles en moeten er voor veel zaken nieuwe werkwijzen en processen worden opgesteld. De 1,5-meter samenleving waar we ons volgens de premier op moeten voorbereiden, maar bijvoorbeeld ook het inwerken van een nieuwe collega. Want wat doe je als je in deze tijd van quarantaine en thuiswerken begint aan een nieuwe baan of opdracht?

Flexibiliteit en wederzijds begrip voor de situatie vormen de basis

“Het vraagt flexibiliteit van beide partijen,” vertelt Kitty Broekman. Zij begon net aan een nieuwe opdracht als Senior Adviseur Personeel en Salarisadministratie bij Waternet in Amsterdam toen ons land in zijn ‘intelligente lockdown’ ging. “Het beleid van mijn opdrachtgever was heel duidelijk: het kantoorpand is gesloten voor iedereen.”

Naar de zaak voor een kennismaking met haar team en het in ontvangst nemen van een laptop en telefoon ging dus even niet. “Ja, dan moet je even schipperen en goed met elkaar in gesprek over hoe je nu gaat starten met de opdracht,” vertelt Kitty. In overleg is ze daarom begonnen aan haar opdracht met haar eigen laptop en telefoon. “Dit is voor iedereen een rare situatie, dus van beide kanten is het geven en nemen, vind ik. Wanneer je je flexibel opstelt kom je heel ver samen.”

Digitaal voorstellen aan nieuwe collega’s

Een belangrijk onderdeel van Kitty’s opdracht is het meekijken met de salarisverwerking en hierbij de puntjes op de i zetten om zo de efficiëntie en structuur naar een nog hoger niveau te tillen. “Veranderingen zijn sowieso al lastig. Als je dat digitaal probeert te doen zonder dat de mensen je kennen, weet je dat je begint met 6-0 achterstand.” Daarom heeft de opdrachtgever van Kitty allereerst het team goed geïnformeerd over Kitty’s komst, haar opdracht en wat het team van haar kan verwachten de komende tijd. “Daarna heb ik een mailtje naar mijn nieuwe collega’s gestuurd waarin ik mijzelf voorstel als persoon, dus zonder op de opdracht in te gaan. Daar werd heel leuk op gereageerd.” Ook neemt ze deel aan de online dagstart om zo snel opgenomen te worden in het team.

Vereenvoudig bepaalde inwerkprocessen

Als nieuwe medewerker komt er veel op je af en heb je veel informatie te verwerken. Op afstand is dit effect nog groter, want veel dingen vragen meer tijd en eigen onderzoek van de nieuwe medewerker. “Het is dan ook handig om bepaalde processen te vereenvoudigen,” adviseert Kitty, “maak de nieuwe salarisadministrateur eerst wegwijs in de essentiële (inlog)processen en systemen en laat het andere voor nu even buiten beschouwing.” Zo voorkom je een overkill aan informatie en stress waardoor het langer duurt voordat de nieuwe salarisadministrateur productief kan zijn.

Een digitale buddy voor het inwerken van de nieuwe salarisadministrateur

Ook praktische zaken zijn een stuk lastiger wanneer je een nieuwe collega vanuit huis moet inwerken. Het leren kennen van systemen vraagt veel eigen inzet van de nieuwe salarisadministrateur.

Kitty geeft als tip om een digitale buddy aan te stellen. “Iemand die de nieuwe salarisadministrateur gedurende de inwerkperiode intensief ondersteunt door videocalls, bijvoorbeeld. Door schermen te delen kun je iemand zo op afstand wegwijs maken in de systemen. Dat bespaart de nieuwe collega veel tijd en frustraties.”

Hoe ondersteun je op afstand een team dat je nog nooit hebt ontmoet?

“Wanneer ik normaal begin bij een opdracht besteed ik zeker een week aan het opschrijven van alles wat ik om me heen hoor. Vaak krijg ik daardoor al een aardig goed beeld van wat er speelt op een afdeling en waar eventuele verbeterpunten en irritaties zitten.” Wanneer je vanuit huis werkt behoort dit natuurlijk niet tot de mogelijkheden, terwijl het een vrij cruciaal onderdeel is van het inwerken van een salarisadministrateur. “Nu mis ik veel,” zegt ook Kitty, “wat ik van één persoon hoor moet ik bij verschillende mensen toetsen om er zeker van te zijn dat het daadwerkelijk een probleem is.”

“Waar je normaal veel luistert, moet je nu zelf heel actief je informatie verzamelen.” Om die reden heeft Kitty met iedereen in het team een 1-op-1 online koffieafspraak ingepland. “Zo spreek ik iedereen en kan ik de dingen die ik van de ene persoon hoor ook verifiëren met de rest. Mijn tip is om zoveel mogelijk informatie te verzamelen en op te schrijven om een goed beeld te vormen van de situatie. Daarna kun je pas prioriteiten gaan aanbrengen en beginnen met het uitwerken van zaken.”

Een salarisadministrateur inwerken in tijden van Corona

Veel 1-op-1 tijd, een digitale buddy en het vereenvoudigen van processen zijn dus onze belangrijkste tips in het onboarden van een nieuwe salarisadministrateur tijdens de huidige quarantaine wegens Corona. Is het makkelijk? Dat zeker niet. Echter, met een beetje wederzijds begrip en flexibiliteit, goede wil en vooral veel communicatie zal de nieuwe collega zich zeker welkom voelen in het team en met veel energie voor je aan de slag gaan – op gepaste afstand!