Waar het afgelopen jaar voor retail sowieso een woelig jaar is geweest door corona, was het dat voor onze opdrachtgever Marieke, HR Director bij een internationale wholesale en retail organisatie, nog nét wat meer. Eind 2020 werd bekendgemaakt dat de organisatie in Nederland een groot deel van haar retail in eigen beheer zou gaan nemen, een besluit met grote impact op de organisatie, HR en salarisadministratie. Want wat komt er kijken bij een overname? En hoe integreer je een retailorganisatie in je salarisadministratie, HR beleid en processen? Voldoende uitdagingen, waarvoor Marieke een passende nieuwe collega zocht.

Een HR specialist met kennis van retail

“Vanaf begin 2021 kregen wij tientallen winkels in eigen beheer die we overnamen van één van de franchisepartners, terwijl we tot dan toe nog geen ervaring hadden met retail in Nederland. Deze ervaring hadden we wel in andere landen, maar door verschillen in wet- en regelgeving is dat toch heel anders,” vertelt Marieke. “Om dit in goede banen te leiden hadden we iemand nodig die zowel heel operationeel als strategisch te werk kon gaan. Dat is een lastig profiel om te werven en de situatie met corona zorgde er ook nog eens voor dat mensen minder bereid waren een vaste baan op te zeggen”.

Een bureau met ervaring in werving van HR en Payroll Specialisten voor retail

Aangezien de meeste kandidaatprofielen óf beter passen bij de operationele kant van de baan, óf bij de strategische kant ervan, hebben InterimWorX en Marieke samen gekeken naar de juiste formulering van het profiel om sollicitanten te krijgen passend bij de functie. “Zo hebben we het profiel iets smaller ingezet; op administratieve processen en het hebben van affiniteit met zaken from scratch opzetten,” licht Marieke toe. “Wanneer je niet precies weet wat je zoekt is een partner met veel ervaring in de business om mee te sparren heel waardevol. Een partij die vaker heeft geworven voor salarisadministratieve en HR functies binnen retail, weet wat speelt in de branche en welke profielen er te vinden zijn in de markt. Een dialoog met een bureau helpt mij denken en die eerlijk tegen me durft te zeggen; leuk wat je nu zoekt, Marieke, maar dat is niet realistisch,” vertelt Marieke lachend.

Ook qua type persoon vroeg de functie om specifieke karaktereigenschappen. Aangezien het een, voor de organisatie, nieuwe functie betrof bewandel je als eenling toch een ongeplaveide weg, zoals Marieke het omschrijft. “Je moet zelf de stenen kopen, neerleggen én egaliseren. Je zoekt iemand die een administratieve kei is, maar die ook de weg kan uitdenken en zien en die bovendien een bescheiden karakter heeft. Je hebt in deze functie veel contact met het winkelpersoneel en moet ook daar een goede relatie mee kunnen opbouwen.”

Uitdagingen voor de HR afdeling

“Wanneer je een overname doet liggen er vele uitdagingen voor de HR afdeling. In ons geval namen we een lang bestaand bedrijf over, dat zijn eigen cultuur en practices heeft opgebouwd. Het HR beleid verschilde van visie en ook administratief moet er veel geregeld worden, en dat terwijl de business gewoon door draait en iedereen natuurlijk aan het eind van de maand een foutloze betaling van zijn of haar salaris verwacht.”

“Toen we de winkels overnamen in januari, waren ze allemaal dicht als gevolg van de toen geldende corona maatregelen. Dat creëert enerzijds een enorme druk op de organisatie, want je hebt toch net een flinke investering gedaan, maar het zorgde ook voor wat ademruimte om een goede overgang te realiseren.” De nieuw gevonden medewerker kon beginnen met het goed in kaart brengen van wat we overgenomen hadden: hoe zien de contracten eruit en wat vinden we daarvan? Daarnaast hebben we haar gevraagd om op basis van een survey kwantitatieve en kwalitatieve feedback van de winkelvloer te verwerken, met als doel meer inzicht te krijgen in hoe we ons salesforce goed kunnen ondersteunen en maximaal kunnen inzetten.”

Het HR beleid van twee bedrijven met elkaar integreren

Naast de praktische zaken is het bij een overname ook van groot belang om de twee verschillende culturen zo goed mogelijk met elkaar te integreren. “We vinden het belangrijk dat mensen met een goed gevoel voor ons werken en dit ook uitstralen.” Daarom ging de nieuwe medewerker ook aan de slag met het in kaart brengen van de talenten en eventuele problemen in alle overgenomen winkels.

“Wij zijn een familiebedrijf en persoonlijke waarden staan bij ons voorop: bescheiden, respect staat voorop, we hebben een maatschappelijke verantwoordelijkheid en zien en behandelen elkaar als mens. We vinden het dus ook belangrijk dat we een goed gevoel en beeld hebben bij de mensen die dagelijks voor ons op de winkelvloer staan. Zij spreken onze klanten en zijn ons visitekaartje: als zij happy zijn in hun baan, is dat goed voor het hele bedrijf. Daarom vinden wij het belangrijk dat ook met hen gesproken wordt over hun ambities, carrièrepad en opleidingsbehoeften en -wensen. We willen hen graag kunnen binden en boeien.”

“Zeker met het oog op de toekomst van retail is je winkelpersoneel enorm belangrijk”, sluit Marieke ons gesprek af. “Winkels blijven belangrijk, maar gaan waarschijnlijk meer en meer de functie van een het bieden van een merkbeleving vervullen. Je verkoopmedewerkers spelen daarin een belangrijke rol; niet alleen in hun klantgerichtheid, maar ook hoe zij inspelen op deze merkbeleving naar onze klanten toe.