HR in de zorg: administratieve bijzonderheden

HR medewerker in de zorg: administratieve bijzonderheden

Één ding is zeker; het werk als HR medewerker in de zorg is zeker niet saai. De zorgsector is namelijk een dynamische omgeving met veel uitdagingen en variatie. HR medewerkers moeten bijvoorbeeld omgaan met complexe wet- en regelgeving, omgaan met verschillende functies en kwalificaties, en personeelsdossiers beheren die bijzonder persoonlijke en vertrouwelijke informatie bevatten. Hiernaast zijn er een aantal bijzonderheden in de HR administratie in de zorg waar rekening mee gehouden dient te worden. Wij zetten de vijf belangrijkste bijzonderheden voor je op een rijtje.

1. BIG-registraties van medisch personeel

HR medewerkers in de zorg moeten toezien op de BIG-registratie van medisch personeel. BIG staat voor Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg. Zorgverleners, van apotheker tot arts, moeten zich correct laten registreren om hun beroep te mogen uitoefenen. Alleen dan kan er bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst worden opgesteld of gefactureerd worden richting zorgverzekeraars. Bovendien kun je zien of er een tuchtmaatregel is opgelegd, zoals een schorsing. Daarnaast verzorgt het BIG-register de erkenning van buitenlandse diploma’s. Dit maakt de HR administratie in de zorg complexer dan in andere sectoren.

2. Locatiewisselingen van zorgwerknemers

Zorgmedewerkers hebben vaak lange dienstverbanden en werken vaak op verschillende afdelingen en locaties. Dat moet ook op de HR-afdeling allemaal worden bijgehouden en worden verwerkt. Daarom zijn het type diensten van zorgmedewerkers ook relevant voor HR in de zorg. De HR-administratie moet immers toezien op bijvoorbeeld de vele locatiewisselingen. Denk hierbij aan steeds wisselende reiskosten die moeten worden berekend, toegepast en bevestigd.

3. Dubbele dienstverbanden in de zorg

Dubbele dienstverbanden komen regelmatig voor en zijn specifiek voor de zorg. Een medewerker is bijvoorbeeld verpleegkundige niveau 2 en volgt de opleiding voor verpleegkundige niveau 4. Voor deze twee functieniveaus gelden andere salarisschalen. Daarom zal deze medewerker binnen de HR administratie twee dienstverbanden hebben en dus twee personeelsnummers krijgen.

4. Zij-instromers en bulkmutaties

In de zorg werken er, net zoals in de onderwijssector, veel zij-instromers en stagiairs. Dit betekent ieder jaar, voordat het nieuwe schooljaar aanvangt, een stoot aan bulkmutaties voor de HR administratie. Iedereen moet tijdig in de systemen staan, over een getekende overeenkomst beschikken, etc. Bovendien moeten zij-instromers en stagiairs in de zorg door HR worden voorzien van de juiste werkplek, begeleiding en ontwikkelingsmogelijkheden.

5. ‘TWK’s’: veel mutaties met terugwerkende kracht

HR medewerkers in de zorg krijgen doorgaans relatief vaak te maken met een groot aantal ‘TWK’s’. TWK’s zijn mutaties die betrekking hebben op een eerdere periode en die met terugwerkende kracht door de HR administratie moeten worden verwerkt. Dit is onder andere het gevolg van de hoge werkdruk bij managers op de werkvloer; zij moeten hun drukke reguliere taken combineren met HR administratieve zaken. Het tijdig en correct doorgeven van mutaties aan de HR afdeling schiet er vanzelfsprekend wel eens bij in. Bovendien beschikken deze managers, ook vanzelfsprekend en legitiem, vaak niet over HR kennis. Hierdoor moet de HR administratie in de zorg bovengemiddeld vaak met terugwerkende kracht mutaties doorvoeren om correcties uit te voeren op eerdere periodes.

Op zoek naar een HR specialist met ervaring in de zorg?

Is er binnen jouw zorgorganisatie behoefte aan expertise of capaciteit binnen HR, vast of tijdelijk? Speelt er een project, een implementatie of zijn er extra handen nodig in de operatie? Of ben jij een HR specialist met interesse in een nieuwe interim of vaste baan binnen de zorg? InterimWorX is specialist in de bemiddeling van HR adviseurs en HR administrateurs in de zorg. Neem contact met ons op voor een advies of oriënterend gesprek over wat InterimWorX voor jou of jouw organisatie kan betekenen.

Hoe word ik international payroll specialist?

Ben jij salarisadministrateur en denk jij er wel eens over na om international payroll specialist te worden? Er zijn steeds meer bedrijven die zich wereldwijd vestigen en werknemers in verschillende landen hebben. Zodoende is er momenteel sprake van een groeiende vraag naar international payroll specialisten in Nederland. Internationale payroll kan een stuk complexer zijn dan de Nederlandse payroll. Zo verschillen de loonwetgeving en belastingregels bijvoorbeeld per land. Om een bekwame internationale salaris specialist te worden, zijn er verschillende stappen die je kunt nemen. We nemen deze stappen graag met je door en geven daarbij ons advies.

Wet- en regelgeving van verschillende landen en internationale belastingen

De wet- en regelgeving op het gebied van belastingen, sociale zekerheid, arbeidsrecht, valuta en rapportagevereisten zijn per land verschillend. Zo heeft elk land bijvoorbeeld een eigen belastingwetgeving. Dit betekent dat het belastingtarief, de belastingschijven en de berekening van belastingen verschillen per land. Dit geldt ook voor het arbeidsrecht: elk land heeft zijn eigen arbeidswetgeving, zoals het minimumloon, de werkuren en de regels rondom vakantie en ziekteverlof. Hetzelfde gaat op voor het socialezekerheidsstelsel, de valuta en de rapportagevereisten voor de salarisadministratie. Dit kan onder meer betrekking hebben op het rapporteren van belastingen en socialezekerheidsbijdragen, het bijhouden van loonadministratiegegevens en het indienen van rapporten bij lokale autoriteiten.

Samenvattend: waar je als salarisadministrateur enkel kennis hoeft te hebben van de wet- en regelgeving voor salarisadministratie in Nederland, daar moet je als international payroll professional kennis hebben van de wet- en regelgeving van uiteenlopende landen. Dat roept de vraag op hoe je al deze kennis opdoet en hoe je up-to-date blijft over de veranderende wet- en regelgeving van verschillende landen?

Volg een opleiding of training

Er zijn verschillende opleidingen en trainingen beschikbaar die gericht zijn op internationale payroll. Deze cursussen kunnen helpen om kennis op te doen over internationale payroll en om up-to-date te blijven over de veranderende wet- en regelgeving. Wanneer je overweegt om je verder te ontwikkelen als international payroll specialist, dan zijn er verschillende opleidingen en trainingen die je kunt volgen. Drie van die opleidingen zijn specifiek gericht op internationale salarisadministratie, namelijk de:

1. International Payroll Professional (IPP) van de Global Payroll Association

De International Payroll Professional (IPP) opleiding is een erkende opleiding van de Global Payroll Association (GPA) en is gericht op het ontwikkelen van de vaardigheden en kennis die nodig zijn om de salarisadministratie in een internationale omgeving te beheren. De opleiding omvat onderwerpen zoals internationale loonwetgeving, belastingen en sociale zekerheid.

2. Certified Payroll Professional (CPP) van de American Payroll Association

De Certified Payroll Professional (CPP) opleiding is gericht op het ontwikkelen van de vaardigheden en kennis die nodig zijn om de salarisadministratie in een internationale omgeving te beheren. De opleiding omvat onderwerpen zoals internationale belastingen, wetgeving en compliance.

3. Payroll Management Programme van de Chartered Institute of Payroll Professionals

Het Payroll Management Programme van de Chartered Institute of Payroll Professionals (CIPP) is gericht op het ontwikkelen van de vaardigheden en kennis die nodig zijn om de salarisadministratie in een internationale omgeving te beheren. De opleiding omvat onderwerpen zoals internationale payrollwetgeving en -regelgeving.

Naast deze drie opleidingen kun je ook nog een opleiding volgen aan de International Association for Human Resource Information Management (IHRIM). Deze opleiding biedt een breed scala aan opleidingen en trainingen op het gebied van HR en payroll, waaronder cursussen gericht op internationale payroll.

Leer om te gaan met salarisadministratie software die veel gebruikt worden bij internationale payroll in Nederland

Een andere manier om internationale payroll vaardigheden te ontwikkelen is het gebruik van de juiste (internationale) payroll software. Er zijn verschillende payroll softwareprogramma’s beschikbaar die kunnen helpen bij het beheren van de salarisadministratie van verschillende landen.

Net als voor de Nederlandse salarisadministratie zijn er verschillende payroll software-oplossingen beschikbaar. Het is belangrijk om te leren omgaan met payroll software die specifiek is ontworpen voor internationale payroll en die de complexiteit van meerdere belasting- en socialezekerheidsregelingen aankan. De vier meest gebruikte payroll software voor internationale bedrijven in Nederland zijn:

1. Nmbrs: een cloud-gebaseerde payroll en HR software-oplossing die speciaal is ontworpen voor internationale bedrijven in Nederland. Het biedt functies voor payroll management, zoals salarisadministratie, rapportage en compliance-ondersteuning.

2. ADP GlobalView Payroll: een payroll software-oplossingen die is ontworpen om de complexiteit van meerdere belasting- en socialezekerheidsregelingen aan te kunnen en ook functies zoals rapportage, analyse en compliance-ondersteuning biedt.

3. ADP Streamline: ontworpen voor organisaties die payroll-processen in meerdere landen willen beheren. Het biedt een geconsolideerde weergave van alle payroll-activiteiten en helpt bij het voldoen aan lokale regelgeving.

4. ADP Celergo: een platform voor de verwerking van salarisadministratie voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn en helpt bij het stroomlijnen van complexe payroll-processen over de hele wereld. ADP Celergo ondersteunt payroll in meer dan 140 landen, biedt real-time zichtbaarheid van salarisgegevens en rapportages.

5. SAP SuccessFactors:  een cloud-gebaseerde HR- en payroll software-oplossing die uitgebreide mogelijkheden voor payroll management biedt, inclusief internationale payroll management en reporting.

6. Exact Globe Next: een ERP (Enterprise Resource Planning) software-oplossing die ook payroll management ondersteunt. Het wordt bij internationale bedrijven in Nederland gebruikt vanwege de uitgebreide functies voor internationale payroll en de ondersteuning voor meerdere talen en valuta’s.

Ben je op zoek naar een interim international payroll professional of zoek je interim opdrachten als interim payroll specialist?

Wil je graag weten wat de mogelijkheden zijn voor jou als interim international payroll specialist of met welke opdrachtgevers wij samen werken? Of wil je graag in gesprek met InterimWorX over de mogelijkheden? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend (advies)gesprek. InterimWorX leert jou graag kennen!